Le rôle de l'ingénieur de planification et de l'ingénieur de contrôle de projet

En parcourant les innombrables résultats de recherche lors de la préparation de cet article sur le rôle de l'ingénieur en planification et en contrôle de projet, je suis tombé sur le site internet d'une entreprise qui témoignait de son besoin désespéré de personnes occupant des postes liés au contrôle de projet dans son organisation. Ils recrutaient les profils suivants :

• Ingénieur chargé de la planification

• Responsable de la planification

• Planificateur en chef

• Contrôleur de projet

• Planificateur de projet

• Planificateur principal

• Planificateur senior

• Chef de la planification

• Planificateur

• Responsable des contrôles de projet

• Assistant Planner

• Ingénieur de contrôle de projet

Cela m'a donné l'idée de continuer à chercher les postes de contrôle de projet que les entreprises tentaient de pourvoir. Je suis tombé sur toutes ces fonctions, parfois agrémentées de termes tels que junior, senior, directeur, chef, gestionnaire, intégral, ou d'autres profils pour lesquels les titres incluent la notion de ‘coût’, qui est également considérée comme faisant partie des contrôles de projet. En outre, les termes chronogramme, planning et programme sont utilisés comme substituts les unes des autres - l'emplacement géographique étant le plus souvent le facteur déterminant de la préférence pour l'un de ces termes.

C'est à ce moment-là que j’ai déterminé le sujet de cet article: les personnes ayant le talent et la volonté d'occuper l'un de ces postes sont très recherchées. Souvent toutefois, ces postes et les responsabilités correspondantes ne sont pas très connus, surtout dans les petites entreprises ou sur les petits projets.

Certains de ces postes existent au niveau de l'entreprise où l'accent est mis sur l'intégration de l'activité du projet avec l'activité de l'entreprise, l'alignement des objectifs du projet avec la stratégie de l'entreprise. Ou, à un niveau plus pratique, la mise en œuvre des logiciels, le suivi de la cohérence avec les orientations et la réglementation de l'entreprise, etc. Dans cet article, je tiens toutefois à me concentrer sur le rôle, au sein des projets, des ingénieurs de planification et des ingénieurs de contrôle de projet.

Facteurs ayant un impact sur les responsabilités et les tâches quotidiennes

Phase du projet

L'ingénieur en planification et l'ingénieur en contrôle de projet ont tous deux un rôle crucial à jouer au cours de toutes les phases du cycle de vie des projets, mais leur rôle peut varier en fonction de la phase dans laquelle on se trouve. Dès le début, leur aide est nécessaire pour déterminer la taille (budget, durée, ressources, impact sur l'entreprise ou les autres parties prenantes) d'un projet à venir. Après l'achèvement du projet, leur contribution est encore nécessaire pour les analyses permettant de valider d'éventuelles réclamations (tant pour les soumettre que pour les contrer), ou même pour compiler des informations en vue d'un rapport de fin de travaux, très précieux mais souvent omis.

Taille du projet

La taille du projet aura bien sûr un impact important sur le rôle des ingénieurs chargés de la planification et du contrôle du projet. Par taille, nous pensons principalement au montant et à la durée (les deux étant souvent corrélés).

Un petit projet n'aura ni le budget ni le besoin de nombreux postes différents et pourrait n'avoir qu'une seule personne pour les tâches des ingénieurs de planification et des ingénieurs de contrôle de projet.

En revanche, les grands projets auront probablement besoin d'un département complet dédié au contrôle de projet, dirigé par un profil (très) senior. Apprécier la valeur d'un tel département dépend de la maturité de l'entreprise (voir le paragraphe ci-dessous à ce sujet). Sur de grands projets, nous constatons généralement une distinction claire entre le rôle de l'ingénieur de planification et celui de l'ingénieur de contrôle du projet.

Autres critères du projet

Outre la phase et la taille du projet, la mise en place - et donc les rôles de l'ingénieur en planification et de l'ingénieur en contrôle de projet - dépend également de critères tels que l'importance (stratégique) et l'impact sur l'entreprise, le type de projet, le client, les risques, l'ancienneté de la direction du projet, le caractère routinier ou innovant, etc.

Maturité de l'entreprise en matière de contrôle de projet

Mes collègues et moi, qui sommes engagés par de nombreux clients différents, avons constaté de grandes différences entre les approches des clients en matière de contrôle de projet. La plus grande partie de ces différences est imputable à la maturité de l'entreprise dans le domaine des contrôles de projet. Nous avons même développé un ‘scan de maturité’ pour aider les clients à déterminer dans quelle mesure ils sont prêts à adopter certaines des techniques avancées rendues possibles par le contrôle de projet.

Peu importe que les entreprises aient un niveau de maturité faible ou élevé, elles peuvent grandement bénéficier de la mise en place de postes formels de contrôle de projet sur leurs projets. La maturité déterminera toutefois le rôle réel rempli par le planificateur et/ou l'ingénieur en contrôle de projet.

Si l'entreprise n'est pas encore très mature et qu'il lui manque un peu d'expérience et de structure pour mettre en place des contrôles de projet avancés, nous avons remarqué qu'il n'y a pas une si grande différence entre les deux rôles. Dans ce cas, les deux rôles se concentreront sur l'élaboration du planning et la définition de la base de référence/ baseline, l'établissement de rapports concernant le planning, la formation des autres membres du personnel du projet sur la façon de contribuer et de lire le planning, et la maintenance et l'avancement du planning. L'administration des mises à jour et des modifications du planning et de la base de référence devra être effectuée avec précision. Des analyses de scénarios devront être effectuées afin de garantir le meilleur résultat possible du projet pour l'entreprise.

Si l'on s'occupe de projets mis en place par des entreprises qui ont plus d'expérience en matière de contrôle de projet, une plus grande distinction devient visible entre les différents rôles dans le département de contrôle de projet.

Responsabilités typiques et tâches quotidiennes

Nous allons maintenant parler des responsabilités et des tâches quotidiennes des ingénieurs de planification et de contrôle de projet. Il convient de préciser que l'ampleur des tâches à accomplir dépend bien entendu de l'expérience de la personne qui occupe le poste.

Ingénieur chargé de la planification

Les responsabilités et les tâches quotidiennes typiques de l'ingénieur en planification sont les suivantes :

a. Responsabilité générale :

• Proposer des outils appropriés pour le planning et le rapportage

• Comprendre et respecter les exigences des appels d'offres ou des contrats

• Sensibiliser les autres membres de l’équipe projet à fournir les données / les intrants et les sensibiliser aux calculs, les estimations et à comprendre les résultats

b. Planification:

• Établir le WBS (et l'EPS ou l'OBS, le cas échéant)

• Développer le planning, y compris les ressources et les coûts le cas échéant

• Définir la base de référence / baseline

• Maintenir et actualiser le planning

c. Rapportage :

• Rapporter les aspects temporels du projet

• Visualiser et rapporter les marges temporelles / contingences

• Communiquer avec la direction du projet et le reste de l'équipe

Créer des courbes en S

d. Analyse:

• Effectuer une analyse du chemin critique

• Créer des histogrammes des ressources et les analyser

e. Administration:

• Administrer les changements du planning et de la base de référence / baseline par le biais de journaux et de registres.

• Tenir à jour les journaux d'événements et de problèmes.

Ingénieur en contrôle de projet

Dans un précédent article, nous avons montré que les contrôles de projet ne se limitent pas à la planification. Les ingénieurs de contrôle de projet doivent avoir une bonne compréhension de toutes les responsabilités et tâches des ingénieurs de planification. C'est surtout la taille du projet qui déterminera dans quelle mesure les deux rôles sont distincts. Sur un petit projet, une seule personne peut s'occuper d'une combinaison des tâches typiquement dévolues aux ingénieurs de planification et/ou de contrôle de projet - en fonction des besoins du projet. Sur des projets plus importants, on peut trouver plusieurs ingénieurs de planification et plusieurs ingénieurs de contrôle de projet.

Les responsabilités et tâches quotidiennes suivantes sont typiquement exécutées par des ingénieurs en contrôle de projet (et parfois par des ingénieurs de planification, souvent moins expérimentés :

a. Intégration / gestion de projet

• (Aider à) mettre en place des systèmes de contrôle de projet, des flux de travail, des communications, des outils de rapportage et d'administration.

• Développer les directives de contrôle de projet

• Évaluer la valeur du projet

• (Aider à) gérer les interfaces

• Aider à créer des prévisions de trésorerie / cash flow

• Veiller à la cohérence des données relatives au contrôle de projet entre les différents départements.

• Soutenir ou réaliser le contrôle des coûts (par exemple, la gestion de la valeur acquise)

b. Communication:

• Communiquer avec le personnel de contrôle de projet de parties tierces (par exemple, les clients)

c. Contrat / Réclamations:

• (Aider à) élaborer les exigences des appels d'offres ou des contrats

• Assumer un rôle de conseil au Contract Management

• Aider à la gestion des réclamations et à la résolution des différends

d. Analyse :

• Effectuer des analyses approfondies (risques, scénarios, hypothèses, etc.)

• Effectuer l'analyse et la gestion de la valeur acquise

• Effectuer des analyses forensiques sur les retards et leurs implications sur les coûts

e. Administration :

• Administrer et gérer les changements et ajustements

• Administrer et aider à gérer la réception des parties achevées des travaux

Certaines de ces responsabilités requièrent un profil senior et pourraient être assumées par un manager/expert en contrôles de projet plutôt que par un ingénieur. L'ingénieur en contrôle de projet peut cependant aider et conseiller sur bon nombre de ces aspects.

Conclusion

Les ingénieurs chargés de la planification et du contrôle de projet doivent posséder de nombreuses compétences pour répondre à une grande variété d’exigences. Si l'on résume et que l'on énumère leurs responsabilités, on peut toutefois discerner certaines tendances :

Les ingénieurs en planification remplissent des rôles qui sont souvent occupés par des profils juniors et s'occupent des bases du contrôle de l’avancement.

Les ingénieurs en contrôle de projet ont généralement un profil plus expérimenté/senior pour s'occuper d'une analyse plus approfondie et d'autres aspects de la gestion de projet.

Voilà pour la théorie. Mais comment est-ce que cela se passe concrètement sur vos projets? Avez-vous déjà rencontré un département de contrôle de projet pleinement fonctionnel avec une distinction claire entre les différents rôles ? Ou bien les ingénieurs chargés de la planification et du contrôle de projet sont-ils plutôt des polyvalents, effectuant toutes sortes de tâches que personne d'autre ne veut faire ou pour lesquelles les compétences manquent ?

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Ao ler os intermináveis resultados de pesquisa ao preparar este artigo sobre o papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos, deparei-me com o website de uma empresa que demonstrava a sua urgente necessidade de pessoas para preencherem funções relacionadas com o controlo de projetos na sua organização. Estavam a recrutar para:

• Técnico de planeamento
• Gestor de planeamento
• Chefe de planeamento
• Controlador de Projetos
• Técnico de planeamento de Construção
• Técnico de planeamento Principal
• Técnico de planeamento Sénior
• Responsável de Planeamento
• Gestor de Controlo de Projetos
• Assistente de Planeamento
• Técnico de planeamento de Projetos

Isso deu-me a ideia de continuar a procurar posições de controlo de projetos que as empresas estavam a tentar preencher. Encontrei todas estas posições acima mencionadas, por vezes combinadas com termos como júnior, sénior, líder, responsável, gestor, integral ou outros perfis nos quais os nomes incluíam o termo 'custo', que também é considerado parte do controlo de projetos. Além disso, os termos escalonamento de projetos, planeamento e programa são usados como sinónimos uns dos outros - a localização geográfica é principalmente o fator determinante para a preferência por um destes termos. Aqui tive a validação para o tema deste artigo. Pessoas com talento e vontade de assumir uma destas posições são muito procuradas, mas muitas vezes essas posições e responsabilidades correspondentes não são muito conhecidas, principalmente em empresas ou projetos mais pequenos.

Algumas destas posições existem ao nível corporativo, onde o foco está na integração da atividade do projeto com a atividade corporativa, alinhando os objetivos do projeto com a estratégia da empresa ou, num nível mais prático, na implementação de pacotes de software, seguindo a coerência com as orientações e regulamentos corporativos, entre outros. No entanto, neste artigo, vamos focar no papel em projetos dos Técnicos de Planeamento e dos Engenheiros de Controlo de Projetos.

Fatores que afetam as responsabilidades e tarefas diárias

Fase do Projeto

Tanto o Técnico de Planeamento quanto o Engenheiro de Controlo de Projetos têm um papel crucial em todas as fases do ciclo de vida dos projetos, mas o foco pode variar dependendo da fase. No início, a sua assistência é necessária para determinar o tamanho (orçamento, duração, recursos, impacto na empresa ou outros intervenientes) de um possível projeto. Após a conclusão do projeto, ainda é necessária a sua contribuição para análises que levam à fundamentação de possíveis reclamações (tanto para apresentar como para contestar reclamações), ou mesmo para compilar informações para um relatório de 'fim de obra' muito valioso, mas muitas vezes omitido.

Tamanho do Projeto

O tamanho do projeto, é claro, terá um grande impacto no papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos. Por tamanho pensamos principalmente no valor monetário e, geralmente correlacionado, na duração. Um projeto pequeno não terá orçamento nem a necessidade de muitas posições diferentes e pode ter apenas uma pessoa para desempenhar tanto as tarefas do Técnico de Planeamento quanto as do Engenheiro de Controlo de Projetos. Por outro lado, projetos grandes certamente terão a necessidade de um departamento completo de controlo de projetos, liderado por um perfil (muito) sénior. No entanto, isso depende da maturidade da empresa em apreciar o valor de tal departamento (ver parágrafo sobre a maturidade da empresa abaixo). Em projetos maiores, normalmente vemos uma clara distinção entre o papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos.

Outros critérios do projeto

Além da fase e do tamanho (em termos de valor monetário e tempo) do projeto, a configuração - e, portanto, os papéis do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos - também dependem de critérios como a importância (estratégica) e o impacto na empresa, tipo de projeto, cliente, riscos, senioridade da gestão do projeto, caráter rotineiro vs. inovador, etc.

Maturidade da empresa em relação ao Controlo de Projetos

Os meus colegas e eu, que somos contratados por muitos clientes diferentes, temos experienciado grandes diferenças na abordagem dos clientes em relação ao controlo de projetos. A maior parte disso é atribuída à maturidade da empresa no campo do controlo de projetos. Desenvolvemos até um chamado 'scan de maturidade' para ajudar o cliente a determinar o quão preparado está para adotar algumas das técnicas avançadas que o controlo de projetos torna possível. Tanto empresas com baixo como com alto nível de maturidade podem beneficiar muito da implementação de posições formais de controlo de projetos nos seus projetos. No entanto, isso determinará o papel efetivamente desempenhado pelo Técnico de Planeamento e/ou pelo Engenheiro de Controlo de Projetos. Notámos que não há uma diferença tão grande entre ambos os papéis se a empresa ainda não for muito madura e faltar alguma experiência e estrutura para uma configuração avançada de controlo de projetos. Neste caso, ambos os papéis se concentrarão no desenvolvimento do planeamento e na definição da linha de base, relatórios aplicáveis sobre o cronograma de trabalhos, instrução de outros membros da equipa do projeto sobre como fornecer dados e ler o planeamento, e manutenção e progresso do mesmo. A administração da revisão e a administração das alterações ao planeamento e à linha de base terão de ser feitas com precisão. Serão necessárias análises de cenários para garantir o melhor resultado possível do projeto para a empresa.

Se lidar com projetos criados por empresas com mais experiência em controlo de projetos, torna-se visível uma maior distinção entre diferentes funções no departamento de controlo de projetos.

Responsabilidades e tarefas diárias típicas

Agora vamos falar das responsabilidades e tarefas diárias dos Técnicos de Planeamento e dos Engenheiros de Controlo de Projetos. Deve-se dizer que a profundidade com que essas tarefas são cumpridas depende, naturalmente, da senioridade da pessoa que ocupa o cargo.

Técnico de Planeamento

As responsabilidades e tarefas diárias típicas dos Técnicos de Planeamento são as seguintes:

a. Gerais:

• Sugerir ferramentas apropriadas para planeamento e relatórios
• Compreender e cumprir os requisitos de propostas ou contratos
• Aumentar a conscientização dos outros membros da equipa do projeto sobre a prestação de informações, cálculos e estimativas, e compreensão do resultado

b. Planeamento:

• Configurar o WBS (e, quando apropriado, o EPS ou OBS)
• Desenvolver o planeamento, incluindo recursos e custos, se necessário
• Definir a linha de base
• Manter e atualizar o planeamento

c. Relatórios:

• Relatar sobre os aspetos temporais do projeto
• Visualizar e relatar sobre buffers / contingências
• Comunicar com a gestão do projeto e o resto da equipa
• Criar curvas S

d. Análise:

• Realizar análise do caminho crítico (CPM)
• Criar histogramas de recursos e analisar

e. Administração:

• Administrar alterações no planeamento e na linha de base através de registos
• Manter registos de eventos e registos de problemas

Engenheiro de Controlo de Projetos

Num artigo anterior, demonstrámos que o controlo de projetos vai além do planeamento. Espera-se que os Engenheiros de Controlo de Projetos tenham um bom entendimento de todas as responsabilidades e tarefas dos Técnicos de Planeamento. É principalmente o tamanho do projeto que definirá o quão distintos são ambos os papéis. Num projeto pequeno, uma pessoa pode estar a lidar com uma combinação das tarefas tipicamente dos Técnicos de Planeamento e/ou dos Engenheiros de Controlo de Projetos - dependendo das necessidades do projeto. Em projetos maiores, podemos encontrar vários Técnicos de Planeamento e vários Engenheiros de Controlo de Projetos.

As responsabilidades e tarefas diárias típicas dos Engenheiros de Controlo de Projetos, que raramente são consideradas responsabilidades dos Técnicos de Planeamento (mais júnior), são as seguintes:

a. Integração / Gestão de Projeto

• (Assistir na) Configuração de sistemas de controlo de projetos, fluxos de trabalho, comunicações, relatórios e ferramentas de relatórios, e administração.
• Desenvolver diretrizes de controlo de projetos
• Avaliar o valor do projeto
• (Assistir na) Gestão de interfaces
• Assistir na criação de previsões de fluxo de caixa
• Garantir a consistência dos dados relacionados com o controlo de projetos entre diferentes departamentos
• Apoiar ou realizar o controlo de custos (por exemplo, Earned Value Management)

b. Comunicação:

• Comunicar com o pessoal de controlo de projetos de partes externas (por exemplo, clientes)

c. Contrato / Reclamações:

• (Assistir na) Elaboração de requisitos de propostas ou contratos
• Assumir um papel consultivo na gestão de contratos
• Assistir na gestão de reclamações e resolução de disputas

d. Análise:

• Realizar análises aprofundadas (risco, cenários, what-if, etc.)
• Realizar análise do EV e gestão
• Realizar análises forenses dos aspetos temporais e de custos

e. Administração:

• Administrar e gerir alterações
• Administrar e auxiliar na gestão da entrega de partes concluídas das obras

Algumas destas responsabilidades exigem um perfil sénior e podem ser assumidas por um Gestor de Controlo de Projetos em vez de um Engenheiro. No entanto, o Engenheiro de Controlo de Projetos pode ajudar e aconselhar em muitos destes aspetos.

Conclusão

Os Técnicos de Planeamento e os Engenheiros de Controlo de Projetos requerem muitas competências para cumprir com as amplas exigências. Se simplificarmos e listarmos as suas responsabilidades, no entanto, discernimos alguns padrões: os Técnicos de Planeamento desempenham funções que são frequentemente ocupadas por perfis mais júnior e lidam com o básico do controlo do tempo e da administração, enquanto os Engenheiros de Controlo de Projetos geralmente requerem um perfil mais sénior para lidar com análises mais aprofundadas e aspetos adicionais da gestão de projetos. Até que ponto esta teoria corresponde à realidade dos projetos em que estiveram envolvidos? Encontraram um departamento de controlo de projetos totalmente funcional com uma clara distinção entre os diferentes papéis? Ou são os Técnicos de Planeamento e Engenheiros de Controlo de Projetos mais versáteis, realizando todo tipo de tarefas que ninguém mais quer fazer ou não possui as competências necessárias?

Deixem-nos saber e participem numa discussão muito interessante!