O papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos

Ao ler os intermináveis resultados de pesquisa ao preparar este artigo sobre o papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos, deparei-me com o website de uma empresa que demonstrava a sua urgente necessidade de pessoas para preencherem funções relacionadas com o controlo de projetos na sua organização. Estavam a recrutar para:

• Técnico de planeamento
• Gestor de planeamento
• Chefe de planeamento
• Controlador de Projetos
• Técnico de planeamento de Construção
• Técnico de planeamento Principal
• Técnico de planeamento Sénior
• Responsável de Planeamento
• Gestor de Controlo de Projetos
• Assistente de Planeamento
• Técnico de planeamento de Projetos

Isso deu-me a ideia de continuar a procurar posições de controlo de projetos que as empresas estavam a tentar preencher. Encontrei todas estas posições acima mencionadas, por vezes combinadas com termos como júnior, sénior, líder, responsável, gestor, integral ou outros perfis nos quais os nomes incluíam o termo 'custo', que também é considerado parte do controlo de projetos. Além disso, os termos escalonamento de projetos, planeamento e programa são usados como sinónimos uns dos outros - a localização geográfica é principalmente o fator determinante para a preferência por um destes termos. Aqui tive a validação para o tema deste artigo. Pessoas com talento e vontade de assumir uma destas posições são muito procuradas, mas muitas vezes essas posições e responsabilidades correspondentes não são muito conhecidas, principalmente em empresas ou projetos mais pequenos.

Algumas destas posições existem ao nível corporativo, onde o foco está na integração da atividade do projeto com a atividade corporativa, alinhando os objetivos do projeto com a estratégia da empresa ou, num nível mais prático, na implementação de pacotes de software, seguindo a coerência com as orientações e regulamentos corporativos, entre outros. No entanto, neste artigo, vamos focar no papel em projetos dos Técnicos de Planeamento e dos Engenheiros de Controlo de Projetos.

Fatores que afetam as responsabilidades e tarefas diárias

Fase do Projeto

Tanto o Técnico de Planeamento quanto o Engenheiro de Controlo de Projetos têm um papel crucial em todas as fases do ciclo de vida dos projetos, mas o foco pode variar dependendo da fase. No início, a sua assistência é necessária para determinar o tamanho (orçamento, duração, recursos, impacto na empresa ou outros intervenientes) de um possível projeto. Após a conclusão do projeto, ainda é necessária a sua contribuição para análises que levam à fundamentação de possíveis reclamações (tanto para apresentar como para contestar reclamações), ou mesmo para compilar informações para um relatório de 'fim de obra' muito valioso, mas muitas vezes omitido.

Tamanho do Projeto

O tamanho do projeto, é claro, terá um grande impacto no papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos. Por tamanho pensamos principalmente no valor monetário e, geralmente correlacionado, na duração. Um projeto pequeno não terá orçamento nem a necessidade de muitas posições diferentes e pode ter apenas uma pessoa para desempenhar tanto as tarefas do Técnico de Planeamento quanto as do Engenheiro de Controlo de Projetos. Por outro lado, projetos grandes certamente terão a necessidade de um departamento completo de controlo de projetos, liderado por um perfil (muito) sénior. No entanto, isso depende da maturidade da empresa em apreciar o valor de tal departamento (ver parágrafo sobre a maturidade da empresa abaixo). Em projetos maiores, normalmente vemos uma clara distinção entre o papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos.

Outros critérios do projeto

Além da fase e do tamanho (em termos de valor monetário e tempo) do projeto, a configuração - e, portanto, os papéis do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos - também dependem de critérios como a importância (estratégica) e o impacto na empresa, tipo de projeto, cliente, riscos, senioridade da gestão do projeto, caráter rotineiro vs. inovador, etc.

Maturidade da empresa em relação ao Controlo de Projetos

Os meus colegas e eu, que somos contratados por muitos clientes diferentes, temos experienciado grandes diferenças na abordagem dos clientes em relação ao controlo de projetos. A maior parte disso é atribuída à maturidade da empresa no campo do controlo de projetos. Desenvolvemos até um chamado 'scan de maturidade' para ajudar o cliente a determinar o quão preparado está para adotar algumas das técnicas avançadas que o controlo de projetos torna possível. Tanto empresas com baixo como com alto nível de maturidade podem beneficiar muito da implementação de posições formais de controlo de projetos nos seus projetos. No entanto, isso determinará o papel efetivamente desempenhado pelo Técnico de Planeamento e/ou pelo Engenheiro de Controlo de Projetos. Notámos que não há uma diferença tão grande entre ambos os papéis se a empresa ainda não for muito madura e faltar alguma experiência e estrutura para uma configuração avançada de controlo de projetos. Neste caso, ambos os papéis se concentrarão no desenvolvimento do planeamento e na definição da linha de base, relatórios aplicáveis sobre o cronograma de trabalhos, instrução de outros membros da equipa do projeto sobre como fornecer dados e ler o planeamento, e manutenção e progresso do mesmo. A administração da revisão e a administração das alterações ao planeamento e à linha de base terão de ser feitas com precisão. Serão necessárias análises de cenários para garantir o melhor resultado possível do projeto para a empresa.

Se lidar com projetos criados por empresas com mais experiência em controlo de projetos, torna-se visível uma maior distinção entre diferentes funções no departamento de controlo de projetos.

Responsabilidades e tarefas diárias típicas

Agora vamos falar das responsabilidades e tarefas diárias dos Técnicos de Planeamento e dos Engenheiros de Controlo de Projetos. Deve-se dizer que a profundidade com que essas tarefas são cumpridas depende, naturalmente, da senioridade da pessoa que ocupa o cargo.

Técnico de Planeamento

As responsabilidades e tarefas diárias típicas dos Técnicos de Planeamento são as seguintes:

a. Gerais:

• Sugerir ferramentas apropriadas para planeamento e relatórios
• Compreender e cumprir os requisitos de propostas ou contratos
• Aumentar a conscientização dos outros membros da equipa do projeto sobre a prestação de informações, cálculos e estimativas, e compreensão do resultado

b. Planeamento:

• Configurar o WBS (e, quando apropriado, o EPS ou OBS)
• Desenvolver o planeamento, incluindo recursos e custos, se necessário
• Definir a linha de base
• Manter e atualizar o planeamento

c. Relatórios:

• Relatar sobre os aspetos temporais do projeto
• Visualizar e relatar sobre buffers / contingências
• Comunicar com a gestão do projeto e o resto da equipa
• Criar curvas S

d. Análise:

• Realizar análise do caminho crítico (CPM)
• Criar histogramas de recursos e analisar

e. Administração:

• Administrar alterações no planeamento e na linha de base através de registos
• Manter registos de eventos e registos de problemas

Engenheiro de Controlo de Projetos

Num artigo anterior, demonstrámos que o controlo de projetos vai além do planeamento. Espera-se que os Engenheiros de Controlo de Projetos tenham um bom entendimento de todas as responsabilidades e tarefas dos Técnicos de Planeamento. É principalmente o tamanho do projeto que definirá o quão distintos são ambos os papéis. Num projeto pequeno, uma pessoa pode estar a lidar com uma combinação das tarefas tipicamente dos Técnicos de Planeamento e/ou dos Engenheiros de Controlo de Projetos - dependendo das necessidades do projeto. Em projetos maiores, podemos encontrar vários Técnicos de Planeamento e vários Engenheiros de Controlo de Projetos.

As responsabilidades e tarefas diárias típicas dos Engenheiros de Controlo de Projetos, que raramente são consideradas responsabilidades dos Técnicos de Planeamento (mais júnior), são as seguintes:

a. Integração / Gestão de Projeto

• (Assistir na) Configuração de sistemas de controlo de projetos, fluxos de trabalho, comunicações, relatórios e ferramentas de relatórios, e administração.
• Desenvolver diretrizes de controlo de projetos
• Avaliar o valor do projeto
• (Assistir na) Gestão de interfaces
• Assistir na criação de previsões de fluxo de caixa
• Garantir a consistência dos dados relacionados com o controlo de projetos entre diferentes departamentos
• Apoiar ou realizar o controlo de custos (por exemplo, Earned Value Management)

b. Comunicação:

• Comunicar com o pessoal de controlo de projetos de partes externas (por exemplo, clientes)

c. Contrato / Reclamações:

• (Assistir na) Elaboração de requisitos de propostas ou contratos
• Assumir um papel consultivo na gestão de contratos
• Assistir na gestão de reclamações e resolução de disputas

d. Análise:

• Realizar análises aprofundadas (risco, cenários, what-if, etc.)
• Realizar análise do EV e gestão
• Realizar análises forenses dos aspetos temporais e de custos

e. Administração:

• Administrar e gerir alterações
• Administrar e auxiliar na gestão da entrega de partes concluídas das obras

Algumas destas responsabilidades exigem um perfil sénior e podem ser assumidas por um Gestor de Controlo de Projetos em vez de um Engenheiro. No entanto, o Engenheiro de Controlo de Projetos pode ajudar e aconselhar em muitos destes aspetos.

Conclusão

Os Técnicos de Planeamento e os Engenheiros de Controlo de Projetos requerem muitas competências para cumprir com as amplas exigências. Se simplificarmos e listarmos as suas responsabilidades, no entanto, discernimos alguns padrões: os Técnicos de Planeamento desempenham funções que são frequentemente ocupadas por perfis mais júnior e lidam com o básico do controlo do tempo e da administração, enquanto os Engenheiros de Controlo de Projetos geralmente requerem um perfil mais sénior para lidar com análises mais aprofundadas e aspetos adicionais da gestão de projetos. Até que ponto esta teoria corresponde à realidade dos projetos em que estiveram envolvidos? Encontraram um departamento de controlo de projetos totalmente funcional com uma clara distinção entre os diferentes papéis? Ou são os Técnicos de Planeamento e Engenheiros de Controlo de Projetos mais versáteis, realizando todo tipo de tarefas que ninguém mais quer fazer ou não possui as competências necessárias?

Deixem-nos saber e participem numa discussão muito interessante!