Efficiëntie troef bij Durabrik dankzij Proove

Om binnen een gegeven tijdsbestek kwaliteitsvolle en betaalbare woningen te bouwen, is efficiency bij Durabrik een sleutelwoord geworden. Mankracht, materiaal en machines worden tot in detail gepland, afgestemd op de locatie en fase van de nieuwbouw- en renovatieprojecten. Omdat Durabrik zo'n 350 bouwplaatsen per jaar beheert, zijn softwaretools onontbeerlijk. Daarom installeerde Durabrik Oracle Primavera P6, na consulting door Proove (voorheen Primaned). “Na vier jaar beschouwen wij deze oplossing niet langer als een zuivere planningstool. Ze is een essentieel onderdeel van onze processen geworden”, zegt ICT Manager Vincent Coppije.
Durabrik is een begrip geworden op de Belgische sleutel-op-de-deur bouwmarkt. Met zijn andere merk, Victor, specialiseert het zich in renovatie. Daarnaast is er een aparte businessunit voor de aankoop van gronden, terwijl de dochteronderneming EcoPuur expertise levert voor de installatie van duurzame energieoplossingen. Durabrik stelt 240 mensen tewerk in 3 vestigingen (Drongen, Kampenhout en Nevele), waaronder een 100-tal arbeiders die gespecialiseerd zijn in funderingen, ruwbouw en daken. Durabrik doet ook een beroep op een grote groep deskundige onderaannemers voor de afwerking, het schrijnwerk, de binneninrichting en de technieken.

Stand-alone toepassingen volstaan niet langer voor de behoeften

Sinds het aantreden van Joost Callens als CEO Durabrik is het bedrijf flink gegroeid. EcoPuur verzorgt ongeveer 450 energieprojecten per jaar uit en vult zijn portfolio jaarlijks aan met gemiddeld 300 nieuwbouwsites en 50 renovaties. Tot in 2012 werd al het werk met de stand-alone planningssoftware MS Project beheerd. Maar dat pakket maakte geen langetermijnplanning van de resources op bedrijfsniveau mogelijk. Dat leidde tot overcapaciteit op sommige bouwplaatsen terwijl andere arbeiders te kort kwamen. “Omdat we geen algemeen overzicht hadden, konden we de behoefte aan personeel niet in kaart brengen”, vertelt Vincent Coppije. “We wisten ook niet wat we in de volgende maanden nodig zouden hebben. Resultaat: onze onderaannemers hadden dikwijls al andere opdrachten aangenomen, zodat wij (duurdere) alternatieven moesten vinden.”

Op zoek naar meer efficiëntie

De CEO van Durabrik wou de planning al in 2010 drastisch automatiseren. “Hij wist maar al te goed dat efficiëntie cruciaal is om op deze enorm competitieve markt te overleven”, vervolgt Vincent Coppije. Een projectontwikkelaar kan kwaliteit tegen betaalbare prijzen leveren door mensen op het juiste ogenblik en niet langer dan nodig in te zetten.
In België kunnen de loonkosten inderdaad dodelijk zijn. We krijgen ook met krappere deadlines te maken, zodat we uiterst gedetailleerd moeten plannen. Maar bouwprojecten zijn niet statisch: onvoorziene omstandigheden zoals slecht weer, onverwachte constructie- of technische problemen en/of aanpassingen, te laat geleverde materialen, absenteïsme ... zijn allemaal mogelijke bronnen van vertraging. Een planning moet doorlopend en zo snel mogelijk worden bijgewerkt, ook omdat meer en meer klanten een up-to-date projectstatus vragen. Al die redenen samen hebben ons doen beslissen om een nieuwe planningstool te implementeren.”

Oracle Primavera komt als beste uit de bus

Durabrik heeft zijn nieuwe planningstool niet overhaast gekozen. Verscheidene applicaties werden onderzocht en getest, referentiebezoeken werden georganiseerd en afgerond met een proof of concept fase. “Primavera, dat door Proove werd voorgesteld, sprong er helemaal uit”, vervolgt Vincent Coppije. 'Dit pakket kan het volume van onze bouwplaatsen gemakkelijk aan. Doordat het heel eenvoudig is om verschillende weergaven te definiëren, krijgen we een duidelijk overzicht van alle geplande projecten en resources. Uniek aan Primavera is ook de flexibiliteit om de projectstructuur te openen op het niveau van de verkaveling, het perceel of de wooneenheid.’

Meerwaarde tijdens de implementatie

Ondanks zijn grote flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid is Oracle Primavera P6 geen plug and play applicatie. 'Het vraagt een bepaalde hoeveelheid tijd en energie voor de implementatie en de opleiding', zegt Vincent Coppije. 'In die fase hebben we veel geleerd. Proove is namelijk geen softwareontwikkelaar, maar een expert in project controls. De consultants hebben de functies van Oracle Primavera op een zeer efficiënte manier geïntroduceerd. Eerst werden een aantal key users - projectleiders, IT-experts en de operational controller - opgeleid in de mogelijkheden van Oracle Primavera. Daarna volgden een aantal workshops, om samen met de consultants de vereisten en de structuren/templates van de planning te definiëren. Interessant was dat Proove de zwakke punten in onze manier van plannen identificeerde en praktische verbeteringen voorstelde. Het team heeft zelfs de afstemming onderzocht tussen de engineeringafdeling die de materialen bestelt, de output naar en de feedback van de onderaannemers en de integratie in ons ERP-systeem. Uiteindelijk hadden we een consistente systeemintegratie met geoptimaliseerde en op elkaar afgestemde processen, met als resultaat een complete planning van a tot z. Proove adviseerde ons ook om onze planningstaken te centraliseren en het werk over verschillende project managers te verdelen. Die manier van werken heeft nu al haar grote strategische waarde bewezen. Indien nodig kunnen we een beroep doen op andere planners, verschillende mensen zijn planningsexperts geworden en de planning is nauwkeuriger omdat de betrokkenen dicht bij het terrein staan.’

Hoe werkt het?

Wanneer de berekeningen voor een project beginnen, wordt de planning met behulp van een Primavera-template gestructureerd. De planner wijst resources (eigen mensen en onderaannemers) toe aan het project per 'type werk': metselwerk, elektriciteit, funderingen, HVAC... Het project wordt dan in Oracle Primavera P6 opgestart door de startdatum voor het eigenlijke werk te definiëren. Op basis van die datum geeft de template een nauwkeurige planning van alle activiteiten (inclusief hun onderlinge afhankelijkheid). De planning wordt wekelijks aangepast met de feedback van de site managers over de begonnen, voltooide of verplaatste werken. Vincent Coppije: 'Onze planners hoeven alleen maar te controleren of er conflicten zijn tussen resources en of iedereen op de langere termijn voldoende werk heeft. Als het nodig is, kunnen ze bepaalde activiteiten opnieuw inplannen. Na bevestiging wordt de planning in het ERP-systeem geladen, dat automatisch voortgangsstaten en facturen genereert. Oracle Primavera P6 wordt ook gebruikt om een gedetailleerde werkplanning naar de onderaannemers te sturen. Een laatste element is de koppeling met de klantenportal, waar de klanten de voortgang van het project in detail kunnen bekijken, dat alles op basis van de Oracle Primavera P6 database.’

Oracle Primavera steunt duurzame groei

Dankzij Oracle Primavera P6 is Durabrik erin geslaagd zijn groei te handhaven zonder in hetzelfde tempo mensen te moeten aanwerven. 'Doordat we onze resources zo efficiënt mogelijk inzetten, kunnen we toch betaalbare kwaliteit bieden', legt Vincent Coppije uit. 'Bovendien kunnen de onderaannemers efficiënter werken, wat resulteert in gezonde partnerships. Een enorm voordeel van Oracle Primavera P6 is dat alle betrokkenen dezelfde versie raadplegen, wat discussies voorkomt. Tot slot hebben we nu een globaal overzicht, zodat we conflicten snel kunnen signaleren en deadlines makkelijker kunnen halen.'

Extra functies in de pijplijn

Uiteraard heeft Oracle Primavera P6 nog veel meer functies, die Durabrik voorlopig niet implementeert. 'We hadden alleen een efficiënte planningstool nodig', vult Vincent Coppije aan. 'Maar hoe beter je het pakket leert kennen, hoe meer je eruit zou willen halen. Daarom zijn we nu aan het kijken of we de mogelijkheden kunnen uitbreiden. We hebben bijvoorbeeld de parameters voor de renovatieafdeling toegevoegd. Met Proove testen we ook een Team Member-app waarmee werfleiders begonnen, voltooide of verplaatste activiteiten rechtstreeks via hun iPad of smartphone kunnen invoeren. Dat maakt een 'real time' planning en een nog efficiëntere inzet van resources mogelijk. We zijn ook van plan om Oracle Primavera in de nabije toekomst te implementeren in de engineeringafdeling, meer bepaald voor de voorbereidingsfase, met inbegrip van de bestellingen en bouwtoepassingen... We denken er zelfs aan om de applicaties voor de verkavelingsprocedure en de wegeninfrastructuur in het systeem op te nemen. Met andere woorden: wij streven naar een totaal geïntegreerde planning op lange termijn. Dat zal ons helpen om niet alleen nog kostenefficiënter te werken maar ook om strategischer aan projecten te beginnen, wat in feite betekent dat we Oracle Primavera P6 deels voor het portfoliomanagement zouden kunnen gebruiken. Oracle Primavera P6 is zoveel meer dan een planningstool. Hier bij Durabrik is het cruciaal geworden om onze marktpositie te behouden!’