A eficiência reina na Durabrik graças à Proove

Para permitir à Durabrik construir casas de qualidade e acessíveis dentro de um determinado prazo, a eficiência tornou-se fundamental. A mão-de-obra, os materiais e as máquinas são planeados em detalhe, de acordo com a localização e fase dos novos projetos de construção e renovação. Uma vez que a Durabrik gere cerca de 350 locais de construção por ano, as ferramentas de software são indispensáveis. Portanto, a Durabrik instalou o Oracle Primavera P6, após ter sido consultada pela Primaned. "Após quatro anos, definitivamente não consideramos mais esta solução apenas como uma ferramenta de planeamento. Tornou-se uma parte essencial dos nossos processos", explica o Gestor de Tecnologia da Informação Vincent Coppije.

A Durabrik tornou-se uma referência no mercado belga de construção "chave na mão". Com a sua outra marca, a Victor, especializa-se em renovação e possui também uma unidade de negócios separada para aquisição de terrenos, enquanto a subsidiária EcoPuur oferece expertise na instalação de soluções de energia sustentável. A Durabrik emprega 240 pessoas em três localizações (Drongen, Kampenhout e Nevele), incluindo aproximadamente 100 trabalhadores especializados em fundações, estruturas e telhados. A Durabrik também conta com um grande grupo de subcontratados especializados em acabamentos, carpintaria, design de interiores e técnicas diversas.

Aplicação autônoma já não atendia às necessidades

Desde que Joost Callens se tornou CEO da Durabrik, a empresa cresceu substancialmente. A EcoPuur realiza cerca de 450 projetos de energia por ano, com uma média de 300 novos locais de construção e 50 projetos de renovação adicionados ao portefólio anualmente. Até 2012, todo o trabalho era gerido com o software de planeamento autónomo MS Project. No entanto, este pacote não permitia um planeamento de recursos a longo prazo a nível corporativo. Isso resultou em excesso de capacidade em alguns locais, enquanto outros careciam de mão-de-obra. "Como não tínhamos uma visão geral, não conseguíamos mapear a mão-de-obra necessária", afirma Vincent Coppije. "Também não sabíamos quais seriam os recursos necessários nos meses seguintes. Resultado: nossos subcontratados frequentemente já estavam ocupados com outra atribuição, o que nos forçava a encontrar uma alternativa (mais cara)."

Uma busca por mais eficiência

O CEO da Durabrik já queria automatizar drasticamente o planeamento em 2010. "Ele sabia muito bem que a eficiência é a chave para sobreviver neste mercado altamente competitivo", continua Vincent Coppije. "Alocar mão-de-obra no momento certo e não por mais tempo do que o necessário permite a um promotor de projetos oferecer qualidade a preços acessíveis. Na Bélgica, o custo da mão-de-obra pode ser fatal. Também enfrentamos prazos cada vez mais apertados, o que nos obriga a fazer um planeamento detalhado. Mas os projetos de construção não são estáticos: situações imprevistas, como mau tempo, construção e problemas técnicos e/ou ajustes não planeados, entrega tardia de materiais, ausências... podem causar atrasos. Um planeamento precisa ser atualizado constantemente e o mais rápido possível, ainda mais porque um número crescente de clientes pede um estado em quase tempo real do projeto. Todas essas razões combinadas nos levaram a decidir implementar uma nova ferramenta de planeamento."

Oracle Primavera a mais adequada

Na escolha da nova ferramenta de planeamento, a Durabrik não tomou uma decisão apressada. Foram examinadas e testadas várias aplicações, visitas a referências foram organizadas, e a fase de validação de conceito foi concluída. "O Primavera, introduzido pela Proove, destacou-se completamente", continua Vincent Coppije. "Este pacote consegue facilmente lidar com o volume dos nossos locais de construção. Como é muito fácil definir diferentes visualizações, obtemos uma visão clara de todos os projetos planeados e recursos. Único no Primavera é também a flexibilidade para abrir a estrutura do projeto ao nível de alocação, ao nível do lote ou ao nível da unidade habitacional".

Valor acrescentado durante a implementação

Apesar da sua alta flexibilidade e facilidade de uso, o Oracle Primavera P6 não é uma aplicação de "plug and play". "Requer um certo tempo e energia para implementação e formação", diz Vincent Coppije. "Aprendemos muito durante essa fase. A Proove não é de facto um programador de software, mas sim um especialista em controlo de projetos. Os consultores introduziram as funcionalidades do Oracle Primavera de uma forma muito eficiente. Em primeiro lugar, um grupo de utilizadores-chave - líderes de projeto, especialistas em TI e o controlador operacional - foi treinado no que o Oracle Primavera tem a oferecer. Em seguida, foram realizadas vários seminários, com o objetivo de definir, juntamente com os consultores, os requisitos e estrutura/modelos do planeamento. O que foi interessante foi que a Proove identificou as falhas no nosso modo de planeamento, juntamente com ações práticas de otimização para melhoria. Eles até analisaram a harmonização do departamento de engenharia responsável pela encomenda de materiais, a produção e o feedback dos subcontratados e a integração no nosso sistema ERP. Acabámos com uma configuração de integração de sistema consistente, com processos otimizados e alinhados, resultando num planeamento completo. A Proove também nos aconselhou a centralizar as tarefas de planeamento, dividindo o trabalho por diferentes chefes de projeto. Esta forma de trabalhar já provou ser de grande valor estratégico. Se necessário, podemos recorrer a outros técnicos de planeamento, várias pessoas tornaram-se especialistas em planeamento e o planeamento é mais preciso, uma vez que as pessoas envolvidas estão próximas do terreno."

Então, como funciona?

Quando os cálculos para um projeto são iniciados, o planeamento é configurado usando um modelo do Primavera. O técnico de planeamento, então, aloca recursos (próprios e subcontratados) ao projeto, por "tipo de trabalho": alvenaria, eletricidade, fundações, HVAC, etc. O projeto é então iniciado no Oracle Primavera P6, definindo a data de início para o trabalho real, após o que o modelo planeia todas as atividades (incluindo interdependências) corretamente. Semanalmente, o planeamento é revisto com base no feedback dos gestores de obra sobre o trabalho iniciado, concluído ou reprogramado. Vincent Coppije diz: "Os nossos técnicos de planeamento só precisam verificar conflitos de recursos e se todos têm trabalho suficiente a longo prazo. Se necessário, eles podem reprogramar certas atividades. Após a confirmação, o planeamento é carregado no sistema ERP, que gera automaticamente estados de progresso e faturas. O Oracle Primavera P6 também é usado para enviar um planeamento detalhado de trabalho aos subcontratados. Um último elemento é a ligação com o portal do cliente, permitindo aos clientes verificar o progresso do projeto em detalhe, tudo com base na base de dados do Oracle Primavera P6."

O Oracle Primavera suporta o crescimento sustentável

Graças ao Oracle Primavera P6, a Durabrik conseguiu consolidar o seu crescimento sem ter de contratar pessoas à mesma taxa. "Porque maximizamos a eficiência dos nossos recursos, ainda podemos oferecer qualidade a preços acessíveis", explica Vincent Coppije. "Isso também permite que os subcontratados trabalhem de forma mais eficiente, resultando em parcerias saudáveis. Uma grande vantagem do Oracle Primavera P6 é que todos os envolvidos consultam a mesma versão, evitando discussões. Por fim, agora temos uma visão global, o que nos permite detetar conflitos rapidamente e cumprir prazos com mais facilidade."

Recursos adicionais no horizonte

Obviamente, o Oracle Primavera P6 possui muitas mais funcionalidades, que a Durabrik optou por não implementar por enquanto. "Só precisávamos de uma ferramenta de planeamento eficiente", acrescenta Vincent Coppije. "No entanto, quanto mais conhecemos a ferramenta, mais gostaríamos de tirar proveito dela. Por isso, estamos agora a considerar a expansão das suas funcionalidades. Adicionamos, por exemplo, os parâmetros para o departamento de renovação. Com a Proove, estamos também a testar uma aplicação para membros da equipa que permite aos gestores de obra registar atividades iniciadas, concluídas ou reprogramadas diretamente através do seu tablet ou smartphone. Isso permite um planeamento em tempo real e uma distribuição ainda mais eficiente dos recursos. Também pretendemos implementar o Oracle Primavera no futuro próximo no departamento de engenharia, mais precisamente na fase de preparação, incluindo encomendas e aplicações de construção... Até mesmo consideramos incluir o procedimento de alocação e aplicações de infraestrutura viária. Em outras palavras, pretendemos uma planificação totalmente integrada a longo prazo. Além de sermos ainda mais eficientes em termos de custos, isso também nos ajudará a iniciar projetos de forma mais estratégica, o que significa que poderíamos utilizar o Oracle Primavera P6 em parte para a gestão de portefólio. O Oracle Primavera P6 é muito mais do que uma ferramenta de planeamento. Aqui na Durabrik, tornou-se fundamental para manter a nossa posição no mercado!"