06 mai. 2022
Why I stopped loving Earned Value Management
Aquilo que todas as ferramentas de planeamento de trabalhos fizeram errado
Existem muitas ferramentas de planeamento de trabalhos muito boas no mercado, como o Oracle Primavera P6, o Microsoft Project, o Safran Planner, o InEight Schedule, etc. Todas elas têm as suas vantagens e desvantagens, mas essencialmente resolvem o mesmo problema. Será este o problema certo?
O problema de planeamento que estão a resolver
Isto é o que acontece quando planeamos um projeto em qualquer uma das principais ferramentas. Um gestor de projeto ou um técnico de planeamento introduz vários parâmetros de entrada na ferramenta, como durações de atividades, utilização de recursos, calendários, restrições, marcos, etc. Em seguida, a ferramenta utiliza o método do caminho crítico (CPM) para calcular as datas de início, datas de conclusão e alguns indicadores-chave de desempenho (KPIs) para analisar se essas datas se encaixam nos prazos.
Se essas datas não se encaixam, o Gestor de Projeto é alertado para o problema existente e espera-se que tome medidas corretivas para resolvê-lo, tais como:
- Adicionar recursos
- Alterar horários de trabalho
- Planear algumas atividades mais cedo
- Etc...
O técnico de planeamento atualiza o cronograma de trabalhos e executa novamente a análise (do caminho crítico). Supõe-se que tomemos medidas até que os objetivos do projeto sejam alcançados. Na prática, isso muitas vezes se torna um quebra-cabeça que envolve algumas iterações e até mesmo algum trabalho de adivinhação. Não parece correto que as ferramentas de planeamento nos ajudem a analisar os problemas, mas muito menos a fornecer soluções para esses problemas.
Talvez as ferramentas de planeamento de trabalhos tenham estado simplesmente a resolver o problema errado
Desenvolvimentos recentes no escalonamento de projetos
Vemos ferramentas muito valiosas com inovações em três áreas: Análise de risco do planeamento, planeamento Lean e planeamento baseado em inteligência artificial. Já descrevemos os seus méritos anteriormente.
Estes são avanços fantásticos, mas nenhum deles muda essencialmente o problema descrito acima. O Gestor de Projeto ainda precisa decidir sobre as ações corretivas a serem tomadas (incluindo ações de mitigação de riscos) com base em saídas (simuladas). A ferramenta de planeamento ainda nos ajuda mais a analisar o problema do que a fornecer soluções.
O que nenhuma das principais ferramentas de planeamento faz é considerar estas acções correctivas como contributos para o problema do escalonamento do projeto.
Uma abordagem diferente
As potenciais ações corretivas são entradas (inputs)!
Um Gestor de Projeto sabe que opções tem para otimizar o planeamento. Ele sabe que pode adicionar equipamento adicional para acelerar o processo; que a equipa pode trabalhar durante o fim de semana, se necessário; que uma encomenda pode ser feita mais cedo do que o planeado, ou que uma inspeção pode mitigar determinado risco. Ele pode fornecer uma lista completa de potenciais ações para acelerar o projeto.
O Gestor de Projeto também pode identificar as atividades ou variáveis dentro do modelo que são afetadas quando essas ações são implementadas. Ele também é capaz de estimar o custo dessas ações. O custo provavelmente é a razão pela qual ele opta por não implementá-las em primeiro lugar.
A ferramenta deveria permitir-nos introduzir a lista de possíveis ações preventivas e atribuir um custo de implementação a todas elas. Tal ferramenta poderia então ir além de nos ajudar a compreender o problema. Ela nos auxiliaria na decisão de quais ações deveriam ser tomadas (quando). As ferramentas não seriam mais apenas descritivas, mas preditivas.
Um ecrã de uma ferramenta de planeamento de trabalhos poderia parecer assim:
O Gestor de Projeto observa que a probabilidade de entregar o projeto dentro do prazo planeado é atualmente bastante baixa (43%). No entanto, ao mesmo tempo, são fornecidas soluções para aumentar essa probabilidade. A ferramenta prescreve as ações preventivas a serem tomadas para entregar o projeto a tempo.
Como isso funcionaria?
Múltiplas ações preventivas que podem ser implementadas ou não (0 ou 1) resultariam num grande número de cenários possíveis com base na utilização de recursos, ocorrência de riscos, ações de mitigação, etc. Um grande conjunto desses cenários pode ser gerado usando a Simulação de Monte Carlo.
Cada cenário tem uma determinada data de conclusão que atende ou não ao prazo. Para cada ação preventiva, podemos calcular a percentagem condicional de conclusão pontual e o desvio em relação à probabilidade incondicional de conclusão pontual. Isso resultaria num gráfico Tornado orientado para soluções das ações mais eficazes.
Com base nessas percentagens, a ferramenta pode agora sugerir as ações mais rentáveis a implementar para entregar o projeto dentro do prazo com uma certa probabilidade.
Conclusão
A abordagem descrita neste blogpost mudaria radicalmente a forma como as ferramentas de planeamento de trabalhos funcionam. Evoluiríamos de uma abordagem orientada para o problema e descritiva para uma abordagem muito mais orientada para a solução e prescritiva.
Esta ferramenta de planeamento iria realmente orientar o Gestor de Projeto na tomada das decisões certas. Quem está disposto a ajudar a construir esta ferramenta?
