O perfil de um Técnico de Planeamento

Ao longo dos anos em que estive envolvido na área de controlo de projetos, aprendi o que é necessário para ser um verdadeiro técnico de planeamento, ou por extensão, um verdadeiro profissional de controlo de projetos. Descobri, ao tentar listar as competências e talentos necessários para o trabalho, que ele requer uma combinação de tudo o que um recrutador procuraria no candidato perfeito para quase qualquer cargo! Aqui está uma enumeração do que precisa, Não vou fugir aos clichés, mas sim explicar porque é que eles se aplicam.

1. Competências em Informática

Isso é óbvio. Ninguém elabora um planeamento com caneta e papel, então precisa de algumas competências básicas em TI. Precisará saber como operar o MS Project ou o Primavera, entre outros, e ter um entendimento decente de outros programas de software, ou pelo menos pode adquirir rapidamente as competências necessárias. O conhecimento do Excel é indispensável.

2. Competências em Analíticas

Quase um cliché, e pelo menos um termo vago para uma competência que todos pedem. Preparar um planeamento requer a conceptualização de um projeto. Precisará decompor um "problema" complexo em partes geríveis e transformá-lo num planeamento compreensível. Isso requer capacidade analítica. Precisa estar familiarizado com todos os tipos de gráficos e outras representações de dados para interpretá-los facilmente ou produzi-los. Nosso diretor operacional sempre pedirá aos candidatos que expliquem uma curva de EVM para testar essa capacidade.

3. Disciplina

A rastreabilidade dos planos de trabalhos é difícil. Um arquivo do Word ou Excel pode ser facilmente nomeado como "Rev02" e o conteúdo dessa versão será o mesmo eternamente. Com um planeamento no Primavera, por exemplo, onde as informações são editadas "ao vivo" num banco de dados, as coisas ficam mais complicadas. Precisará de criatividade para desenvolver um método para superar isso e disciplina para aderir a ele.

4. Foco numa abordagem descendente (top-down approach)

Aqui está o nosso primeiro verdadeiro cliché! Certamente não se perder nos detalhes é uma habilidade, mas manter a visão geral no nível apropriado (usei "apropriado" e não "elevado" de propósito). Compreender as necessidades do projeto e de seus gestores é essencial para poder ajudá-los de maneira valiosa. Para isso, precisará de capacidade para operar e comunicar num nível elevado e trabalhar sua maneira de baixo para fundamentar suas conclusões.

5. Olho para os Detalhes

Cliché novamente! Muitas vezes, as pessoas são boas em mexer nos detalhes ou manter a visão geral e, assim, podem se concentrar numa abordagem descendente. Uma combinação de ambos é mais rara. Ambos, no entanto, são importantes. Uma tendência a inclinar-se para uma ou outra direção também pode significar que se pode qualificar para empregos ligeiramente diferentes.

6. Criatividade

Chegamos às competências transversais. Ser efectivo no uso de software de planeamento requer um grau de criatividade. A modelagem de dados pode ser feita de muitas maneiras diferentes, e encontrar uma maneira de fazê-lo de maneira eficaz e eficiente é crucial. Essa capacidade também é essencial para encontrar maneiras de apresentar claramente os dados para fornecer uma compreensão máxima aos seus colegas.

7. Comunicação

Uma parte imensa do trabalho envolve obter e entregar informações. Isso significa ser necessário comunicar de maneira adequada com as pessoas. Todo projeto tem uma pessoa mais difícil a bordo (que geralmente pergunta por que o projeto precisa de um técnico de planeamento ou mesmo de um planeamento). Encontrar uma maneira de abordá-lo e obter algo dele requer ótimas competências de comunicação - e alguma experiência.

8. Ser um jogador de equipe

Sinal de alarme de cliché soando em todo o lado. Eu poderia muito bem adicionar ter boas competências transversais aqui. Como técnico de planeamento, realmente está no centro do projeto. Entra em contato com a maioria dos outros departamentos para os quais está transformando dados em gráficos e figuras legíveis. Ou usa suas informações como entrada. Os dados devem ser consistentes em todo o projeto e entre os diferentes departamentos. Compartilhar e cuidar. É disso que se trata.

9. Ser Ético

Isso muitas vezes prova ser difícil! Pode desejar representar os dados o mais próximo possível da realidade, mas isso pode entrar em conflito com interesses diferentes. Como técnico de planeamento, constantemente se deparará com a situação em que a versão final da verdade (ou fatos alternativos a serem enviados ao cliente ou subcontratados) é um pouco diferente do ponto de partida. Na minha opinião, duas coisas são importantes aqui. A primeira delas é que sempre parte de fatos e suposições amplamente suportadas e documentadas. Caso contrário, rapidamente se encontrará numa amálgama de dados vagos e suposições das quais ninguém se lembra das origens. A segunda é que sempre comunica claramente ao seu gestor que o que ele ou seu chefia pede para ser feito, está se afastando do que a realidade (ou previsões sólidas) pareceria. Eles apreciarão isso porque mostra algum caráter e os ajuda a manter as coisas claras também. Agora leia o número 3 novamente sobre disciplina e rastreabilidade.

10. Claro, existem outras competências que serão benéficas

Algumas devem estar mais predominantemente presentes para certas funções do que outras, e isso se correlaciona um pouco com a indústria em que o projeto está situado. Ter uma mentalidade jurídica ou administrativa, conhecimentos técnicos ou de execucão, etc., são apenas exemplos. Eles podem representar um benefício imenso para preencher adequadamente a função, mas podem ser omitidos - ou pelo menos estar presentes em menor grau - em certos ambientes.

Na Proove, levamos em consideração as competências e a personalidade das pessoas ao alocar uma pessoa a uma posição. Buscamos uma correspondência máxima entre o nosso pessoal e a função que lhe é atribuída. Uma correspondência também deve existir entre a sua personalidade e a cultura da empresa e colegas (atuais ou futuros). Cada pessoa é única e ter essa correspondência garantirá que alcancemos os resultados pretendidos.