Mais frequentemente do que o desejado, o Gestor de Projeto ou o Técnico de Planeamento são vistos como um cão de guarda. Parecem os maus da fita, furiosos quando o trabalho não está a progredir conforme planeado. Eles sempre tentam forçar (PULL) o seu planeamento - por vezes irrealista e excessivamente complexo - para as pessoas que executam o trabalho.

As pessoas responsáveis pela execução sentem-se desconectadas com o cronograma de trabalhos, não é o planeamento delas e certamente não se comprometeram com ele.

O Planeamento Lean - parte da abordagem de Construção Lean - é uma filosofia que visa transferir a responsabilidade de planeamento do "o quê" é feito "quando" para as pessoas que realmente executam o trabalho. Como especialistas e conhecedores do seu ofício, são capazes de gerir melhoro seu próprio trabalho e tempo, encorajando assim a flexibilidade. Esses especialistas são chamados de executantes de tarefas.

Palavras-chave

O Planeamento LEAN transforma o planeamento num exercício de consulta aos executantes sobre as datas de execução (PUSH), baseado em nalgumas palavras-chave:

• Ele sabe o que DEVE ser feito: Cronograma do Projeto e planeamento de alto nível (por fase)
• Ele sabe o que PODE ser feito: Ele é o especialista
• Ele compromete-se com o que SERÁ feito: A promessa social
• Ele FEZ o que prometeu: Processo de melhoria contínua

Gostaríamos de abordar este assunto para fazer as pessoas pensarem quem na realidade é "proprietário" do cronograma de trabalhos. Não deveria o método de planeamento tradicional (PMI) ser sempre adotado, já que - na teoria - otimiza o custo e o tempo? E quanto às atividades detalhadas que são difíceis de estimar, deveriam essas ser capazes de mudar toda a lógica e duração do seu planeamento?

4 Fases

Na prática, o Planeamento Lean é implementado nos seguintes níveis.

Planeamento Diretor

A equipa central de Gestão de Projetos fornece o planeamento mestre, um conjunto de marcos importantes com base em fases e entregáveis - muitas vezes fortemente ligados ao contrato. Isto, naturalmente, é a bíblia do projeto e define os limites para todos os outros se moverem dentro deles.

Planeamento por Fases

Para cada fase do projeto, é criado um planeamento. Aqui está o ingrediente-chave para que o Planeamento Lean seja eficaz: Colaboração entre todos os envolvidos na fase. Este planeamento muitas vezes é desenvolvido numa sala de guerra com post-its ou outros auxílios e pode ser criado com base no planeamento retroativo. Para ter um planeamento de fase realista, os buffers devem ser estrategicamente adicionados, de acordo com a análise de riscos.

Planeamento de Pré-Visualização

Os cronogramas de pré-visualização do trabalhos fornecem uma visão do que deve ser feito e ajudam a priorizar o trabalho. Geralmente, é planeada uma pré-visualização de 5 a 6 semanas da fase atual em detalhe. É necessária uma atenção especial para tentar eliminar as restrições que estão atualmente a impedir a execução do trabalho. Exemplos de restrições incluem: Assinaturas de contrato, processos de aprovação, sistemas de TI lentos e muitos outros que impedem o início/finalização ou prolongam a tarefa. A lista de todas as actividades sem restrições criará uma lista de tarefas que podem ser executadas. A análise de restrições é parte integrante do Planeamento Lean. O principal objetivo é maximizar a flexibilidade para que o executante de tarefas possa (prometer) executar o trabalho como achar melhor. Isso abre o caminho para a resolução eficiente de problemas no local de trabalho e durante as reuniões semanais de cronograma de trabalho.

Planeamento Semanal de Trabalho

Todas as atividades planeadas na pré-visualização devem ser comprometidas numa determinada semana pelo executante da tarefa. Todas as semanas, o Planned Percent Complete é calculado e analisado, após o que as variações são identificadas e resolvidas. Se uma determinada atividade não foi concluída conforme prometido pelo responsável, é estabelecido um processo contínuo de melhoria para aprender e melhorar.

Este é o cerne do Planeamento Lean: Essas reuniões de planeamento semanais giram em torno de algumas questões-chave:

• O que vou fazer?
• Quando posso fazê-lo?
• Quando vou fazê-lo?
• Por que não fiz o que prometi?
• O que pode ser feito para melhorar e manter os meus compromissos?

Conclusion

O Planeamento Lean é uma filosofia que ajuda a resolver um problema comum que encontramos no controlo de projetos. A sua base é aumentar a adesão de todos os envolvidos no planeamento, especialmente os que têm de executar o trabalho. Ser-lhes dito exatamente o que fazer e quando fazer por um gestor de projeto promove a desconexão com o projeto. Quando os executores de tarefas fazem um compromisso para executar uma tarefa, a responsabilidade pelo planeamento fica com eles. Se uma promessa não pôde ser cumprida, a razão pela qual o compromisso não foi cumprido deve ser registada numa extensa biblioteca de lições aprendidas.