"Expected finish dates" inválidas no Primavera P6
Expected finish dates no Primavera P6! Como é que funcionam? Que cuidados devemos ter ao utilizá-las? Vamos descobrir!
A data de fim do projeto está a apenas alguns dias à frente, batendo à porta, solicitando mais uma atualização do progresso no Primavera P6. Uma das muitas metodologias existentes para fornecer uma atualização no cronograma do seu projeto é usar as datas de conclusão previstas (em inglês Expected finish dates). É uma opção poderosa, mas com grande poder vem grande responsabilidade. Neste publicação do blog, iremos aprender sumariamente sobre Expected finish dates e o que pode acontecer se as usarmos incorretamente.
Deseja saber mais sobre o Primavera P6? Clique aquiOnde encontrar "Expected Finish dates"?
O campo Expected Finish pode ser encontrado na janela de detalhes da atividade na guia "Activities" do Primavera P6, na subguia "Status", como pode ser visto na captura de ecrã abaixo.
O campo Expected Finish só está ativo para atividades cujo estado da atividade esteja definido como "In progress" ou "Not started".
O que fazem as "Expected Finish dates"?
Uma Expected Finish Date entra em vigor durante o escalonamento do projeto. Ela atualiza a duração restante da atividade para coincidir com a data de conclusão esperada que foi definida. Ela não pode criar uma duração restante negativa numa atividade. Vamos elaborar isso brevemente com um exemplo de projeto. O gráfico abaixo pode ser considerado como o cronograma de alto nível de um projeto de instalação. Vamos fornecer atualizações mensais para este projeto, que tem uma data de fim no final de dezembro (barra vermelha | ). A propósito, se não sabe como atualizar o planeamento do seu projeto, deve definitivamente verificar o artigo de Marion Goeteyn sobre como atualizar o planeamento do seu projeto no P6 com 7 passos simples.
A animação abaixo mostra como uma atividade em curso (In progress) é atualizada quando o campo Expected Finish Date não é preenchido. Como pode ser observado, se o técnico de planeamento não fizer nada, o Primavera utiliza a mesma duração restante para cada atividade como antes.
A animação abaixo nos ajudará a entender como definir uma Expected Finish Date impacta a duração restante durante todo o processo de atualização. Estamos usando uma seta vermelha (V) para mostrar a data de conclusão prevista que usamos no Primavera P6 antes de reagendarmos.
Como pode ser observado na segunda animação, nas atualizações de Dezembro e Janeiro, a Expected Finish Date foi definida pelo técnico para o final de Fevereiro, enquanto na atualização de Fevereiro, a data de conclusão esperada foi definida para meados de Março. O Primavera utiliza a data de conclusão esperada para corrigir automaticamente a duração restante (remaining duration), de modo que a atividade seja concluída na Expected Finish Date desejada pelo técnico. Fácil!
Exemplos de "Expected Finish Dates" inválidas
Um cronograma de projeto só é considerado fiável quando tem uma elevada qualidade. O utilizador final do planeamento do projeto deve:
- Ter acesso fácil a informações corretas.
- Encontrar informações não contraditórias.
- Ser capaz de executar cenários com as informações e lógica existentes.
Esse utilizador final pode ser outro interveniente ou o próprio responsável pelo plano. Submeter planos de trabalho de alta qualidade beneficia todas as partes envolvidas! Vamos dar uma olhada em alguns exemplos em que a data de conclusão esperada foi usada indevidamente ou que leva a confusões.
1 Expected Finish Dates usadas em atividades "não iniciadas"
O uso de restrições rígidas e flexíveis deixa um asterisco (*) na coluna de datas como indicador de que a atividade tem restrições atribuídas. As Expected Finish Dates, por outro lado, não funcionam assim. Elas só podem ser vistas por:
- O técnico quando ele abre a janela de detalhes da atividade.
- O leitor, caso a coluna de datas de conclusão esperadas seja exibida na tabela de atividades.
Portanto, o uso de Expected Finish Dates deve ser limitado a atividades com o estado "Em curso". Expected Finish Dates que foram atribuídas a atividades não iniciadas no passado e não removidas podem comprometer futuras atualizações de progresso e análises de cenários. A animação abaixo explica como estamos perdendo a duração original devido ao uso de datas de conclusão esperadas esquecidas em atividades não iniciadas.
As Expected Finish Dates são frequentemente utilizadas pelos técnicos no início para estimar a duração original. Embora não seja aconselhável estimar as durações originais através da utilização de datas de fim previstas, estas devem ser removidas antes de finalizar o cronograma de base do projeto, caso tenham sido utilizadas.
2 Expected finish dates antes da data de referência ("Data Date")
Um cronograma de projeto completo deve conter informações abrangentes e não conflituosas. Expected Finish Dates definidas antes da data de referência serão sobrepostas pela data de referência e resultarão num cálculo de duração restante de 0 dias, devido ao fato de que a duração restante não pode ser negativa.
O exemplo acima dá a impressão de não ter nenhum planeamento ou de ter sido esquecido o progresso da atividade. Uma atividade não concluída deve sempre ser esperada para ser concluída na data de referência ou após esta.
3 Expected finish dates antes da data de referência ("Data Date") em combinação com unidades restantes
Se a Expected Finish Date de uma atividade for definida antes da data de referência, isso normalmente significa que a duração restante será calculada como zero (como pode ser visto acima). No entanto, no caso em que haja alocações de recursos nesta atividade, a duração restante NÃO será zero e será calculada pelas unidades restantes.
A imagem abaixo é retirada de um planeamento que tem uma data de fim em 01/06/2022 e a atividade ainda tem unidades restantes.
O Primavera P6 ignora a Expected Finish Date atribuída antes da data de referência (30/04/2022), e calcula a duração restante dividindo 45484 por 494 (92 dias) para calcular a data de conclusão.
Este tipo de discrepâncias é considerado como informação contraditória.
4 Expected finish dates utilizadas em combinação com restrições
A Expected finish date irá sobrepor-se às restrições utilizadas no cronograma. Como se pode ver abaixo, o primavera P6 calcula a data de fim utilizando a data de fim prevista e anula a data da restrição primária.
Este é outro exemplo de fornecer informações contraditórias numa atividade. Uma restrição primária sempre será sobreposta, mesmo se a restrição for uma restrição rígida.
A única exceção para uma restrição primária sobrepor a data de conclusão esperada é quando:
- O estado da atividade não foi iniciado,
- A expected finish date é anterior à data da restrição primária
- O tipo de restrição primária está afetando a data de início da atividade, como::
- Start on or after (Iniciar em ou após)
- Start on (Iniciar em)
- Mandatory start (Início obrigatório)
5 Expected finish dates usadas em combinação com calendários
Se a Expected finish date da sua atividade for numa data em que a atividade não pode ser realizada devido a calendários, será considerada a data mais próxima possível antes da data de fim prevista definida.
Por exemplo, no exemplo acima, pode ser observado que a atividade tem uma Expected finish date atribuída num sábado. Por outro lado, essa atividade tem um calendário de trabalho de 5 dias por semana atribuído. Portanto, o Primavera automaticamente considera a data mais próxima possível antes da Expected finish date definida, que é uma sexta-feira.
Conclusão
A Expected Finish Date é uma ferramenta útil para acelerar e organizar as atualizações do planeamento do nosso projeto. O conhecimento sobre o que pode acontecer se a data de fim prevista for usada incorretamente, nos dará o poder de evitar fornecer informações contraditórias e nos ajudará a finalizar planeamentos de projeto abrangentes.
