Integrar o Controlo de Documentos com o Controlo de Projetos

O que é o controlo de documentos?

No âmbito da Gestão de Projetos, o controlo de documentos pode ser definido como o modelo processual para gerir o ciclo de vida de documentos relacionados com o projeto, por forma a garantir que são adequados para utilização, atualizados, acessíveis e distribuídos corretamente pelos intervenientes certos.

Embora seja um domínio fundamental na Gestão de Projetos, não é um conceito que, à primeira vista, se insira diretamente no âmbito do Controlo de Projetos.

A (des)conexão para o Controlo de Projetos

Sem dúvida, muitas atividades do Controlo de Documentos estão fora dos limites do Controlo de Projetos, tal como o conhecemos. Mas, tal como acontece com o tempo e o custo, por exemplo, a comunicação também deve ser planeada e monitorizada para impulsionar o sucesso de um projeto, tornando-a uma das áreas de conhecimento do Controlo de Projetos, conforme nosso entendimento.

No entanto, como discutimos anteriormente, o Controlo de Documentos é frequentemente considerado como um papel administrativo, desempenhado por pessoas com um perfil e conjunto de competências específicos, e em plataformas ou sistemas específicos, bastante diferentes daqueles que normalmente observamos no Controlo de Projetos. Como tal, é comum encontrar estas duas disciplinas bastante desconectadas nas organizações, quando na verdade são tão interrelacionadas, conforme iremos ver.

Já apresentamos a nossa versão da definição de Controlo de Projetos algumas vezes no passado. Em resumo, trata-se de criar uma visão geral sobre o estado do projeto. Claramente, o controlo de documentos tem informações valiosas a oferecer neste sentido.

Em primeiro lugar, a conclusão de muitos entregáveis do projeto está ligada à emissão de documentos ou de um conjunto de documentos. Além disso, com pacotes de trabalho, como a engenharia, onde o fluxo de trabalho é baseado em documentos, o progresso físico está fortemente ligado ao posicionamento dos documentos relacionados nesse fluxo de trabalho - ou, pelo menos, deveria estar. Portanto, é fundamental que esta informação seja disponibilizada ao Controlo de Projetos pelo Controlador de Documentos.

Construir uma ponte

O interface entre as duas disciplinas é, portanto, crucial, especialmente durante a fase de engenharia do projeto. Mas este interface é um dos grandes problemas que encontramos entre os nossos clientes, em diversos setores. Entre outras dificuldades no processo de controlo de projetos, são tipicamente apontadas as seguintes:

• As informações sobre documentos e o planeamento estão dispersas entre sistemas separados e os membros da equipa não querem estar sempre a repetir a introdução da mesma informação nos vários sistemas;
• Os Gestores de Projetos não têm conhecimento do ponto de situação das atividades de engenharia;
• As equipas de engenharia, nomeadamente os seus líderes, não têm visibilidade sobre as prioridades do projeto;
• Os técnicos de planeamento têm dificuldade em obter informações de progresso e de datas relacionadas com os documentos.

Analisando as dificuldades acima elencadas, parece óbvio que estes poderiam ser atenuadas se tanto a gestão de documentos como o planeamento fossem automatizados no mesmo sistema ou, pelo menos, se os sistemas fossem integrados, nomeadamente com um conector API personalizado entre eles, nomeadamente com um conector API personalizado. Esta foi na realidade a solução técnica que implementámos anteriormente para alguns dos nossos clientes. Semelhante ao que fazemos quando queremos integrar o sistema ERP na nossa aplicação de Controlo de Custos.

Claro, o problema não é apenas um problema de ferramentas. Vai muito além disso. Também se trata da abordagem metodológica e do envolvimento das pessoas. Mas esse não é o propósito deste blogpost, por isso não o discutiremos aqui.

O futuro parece promissor

A boa notícia é que o futuro está ao virar da esquina. Com a compra da Aconex, a Oracle assegurou, entre outras coisas, uma solução de gestão de documentos de alta qualidade para complementar o Oracle Primavera Cloud (OPC).

Naturalmente, o objetivo é ter ambas as ferramentas totalmente integradas a longo prazo. Por agora, já podemos vincular projetos entre os dois sistemas e podemos ligar as atividades do módulo de OPC Schedule com pacotes de documentos da Aconex, fornecendo-lhes datas limite. Ainda há um longo caminho a percorrer, mas é um primeiro passo na direção certa.

No entanto, por agora, ambos os sistemas incluem uma vasta documentação API que nos permite facilmente providenciar facilmente todas as conexões necessárias. Na verdade, ao mesmo tempo que terminamos este blogpost, estamos a preparar um exemplo demonstrativo de como os dois sistemas podem trabalhar em conjunto e ser totalmente integrados.

Não é nossa intenção demonstrar a melhor abordagem processual para este interface mas mostrar exemplos de potenciais conexões que podem ser construídas, o tipo de informação que pode fluir entre os sistemas, com desenvolvimentos simples de API personalizados, que com certeza podem ajudar os nossos clientes a lidar com os problemas que frequentemente observam.

Se estiver interessado numa demonstração deste cenário, basta informar-nos ou juntar-se a nós no nosso próximo Dia de Inspiração em Controlo de Projetos.