La gestion de projet basée sur l'analyse des données

L'ancienne méthode

D'après son nom, on peut sans aucun doute dire que la gestion de projet basée sur les données accorde une grande importance aux données. Cela ne pose aucun problème, car les projets génèrent souvent une immense quantité de données dans toutes les directions, telles que les quantités de matériaux, la productivité, les durées, les événements à risque, etc...

Que ferons-nous de ces données? L'ancienne méthode consiste à gérer les projets à l'aide de fichiers et de documents. Les données extraites de ces projets seront utilisées par le chef de projet ou l'ingénieur comme référence, afin qu'il puisse créer un fichier et le remplir de données statiques, qui seront ensuite partagées avec de nombreuses parties prenantes en tant qu'informations.

La gestion de projet basée sur des fichiers présente des inconvénients évidents:

1. Les documents sont toujours des images instantanées statiques à un moment précis, alors que les données sous-jacentes sont dynamiques.
2. L'ajout de données aux documents implique des actions manuelles qui sont sujets à des erreurs. Des données correctes peuvent être rendues incorrectes par des erreurs humaines.
3. La quantité de documents augmente rapidement.
4. Les données importantes du projet sont incluses dans plusieurs fichiers et documents. Il s'agit évidemment d'une inefficacité en tant que telle, mais le plus gros problème survient lorsque ces documents interconnectés doivent être mis à jour.
5. Au bout d'un certain temps, il existe de nombreuses versions d'un même document et certaines personnes peuvent se baser sur des données anciennes pour prendre une décision.
6. Les différentes sources de données sont stockées dans différents fichiers et documents. Pensez par exemple à une estimation des coûts dans Excel, à un calendrier dans MS Project et à votre registre des risques dans une base de données Access développée par vos soins. Ces fichiers ne sont pas faciles à connecter et des silos fonctionnels peuvent apparaître.

Il est juste de conclure que l'ancienne façon de gérer les données est source d'erreurs, lente et conduit à une gestion de projet inefficace.

La meilleure méthode

Le problème de l'ancienne méthode de gestion de projet n'est pas récent, nous sommes confrontés à ce problème dans l'industrie depuis de dizaines, voire de centaines d'années. Il est probable que vous vous demandiez, en lisant ce blogpost, "Qu'est-ce qui a changé maintenant?". Je vous répondrai simplement que la technologie a fait d'énormes progrès, qu'elle nous permet de collecter et de traiter ces immenses données et qu'elle nous aide à passer à une gestion de projet dynamique et adaptée, basée sur l'analyse des données.

Ces données sont stockées et traitées sur une base de données partagée, accessible aux collaborateurs soit localement soit sur le cloud. Cela facilitera la chasse sans fin à la dernière version, car elle est automatiquement mise à jour. Il n'y a qu'une seule version pour la vérité.

Les personnes travaillant dans le domaine de la gestion de projet se souviennent certainement de notre premier cours, avec le fameux triangle du projet. Mon intention n'est pas de vous ramener à vos souvenirs d'université (que vous pourriez ne pas aimer), mais juste de mentionner à quel point les éléments d'un projet sont interconnectés, tout comme les données liées au projet. Les outils de gestion de projet futuristes (Comme Oracle Primavera Cloud) ne se contentent pas de regarder le planning et d'utiliser des techniques traditionnelles, comme le CPM, mais ils incluent une énorme interaction entre différentes sources de données dans une seule base de données. Une autre solution serait de créer des interfaces entre plusieurs bases de données. Cela aboutira au même résultat, à savoir que le modèle sera interconnecté et que les différents éléments du projet, tels que le temps, le coût et les ressources, interagiront et pourront être analysés.

Après avoir connecté toutes nos données ensemble dans notre modèle, nous pouvons maintenant créer des rapports instantanés et des tableaux de bord interactifs!

Le principal objectif de la gestion de projet basée sur les données est de rendre les décisions plus précises et d'améliorer les performances du projet. Nous n'avons pas l'intention de remplacer l'intellect humain, au contraire, nous cherchons à aider ces personnes à traiter et analyser les données plus efficacement. Notre slogan chez Proove est "Delivering Project Insight", où nous cherchons à donner aux chefs de projet les meilleurs aperçus sur le projet, basés sur des données analysées, afin qu'ils puissent prendre la bonne décision.

Obtenir ce niveau de gestion des données n'est pas aussi difficile que l'on pourrait le penser, ni aussi long. Il est déjà possible d'obtenir des rapports puissants sans y consacrer trop d'efforts. Il suffit d'être créatif et d'utiliser les bons auxiliaires visuels et outils de présentation.

Pour conclure

Toutes les industries évoluent, y compris la gestion de projet. Les projets sont plus complexes de nos jours, et si l'on ajoute à cela l'évolution vers un marché plus ouvert à l'échelle internationale, il est important pour une entreprise de disposer d'avantages concurrentiels pour rester en tête de la compétition. Chez Proove, nous sommes toujours à la recherche des meilleurs outils et moyens pour améliorer les pratiques de gestion de projet. Les avancements technologiques vont très vite, surtout au cours des 10 dernières années, donc nous gardons les yeux grands ouverts sur ce sujet, afin de continuer à nous positionner comme des innovateurs dans le monde de la gestion de projet.