C’est quoi un bon planning de projet ?
Lors de nos discussions avec nos clients, prospects, collaborateurs et autre personnes impliquées de près ou de loin dans la planification de projets, nous sommes souvent amenés à suggérer d’avoir, avant tout, un « bon planning ». Mais qu’est-ce que ça signifie en réalité ? Nous parlons ici bien d’un échéancier de projet (uniquement la planification du temps). Au travers de cet article, je vais essayer de vulgariser ce que nous entendons par là.
Ce que l’on voit souvent
Sur le marché, le terme « planificateur » veut tout et rien dire à la fois. Nous rencontrons des planificateurs dont le rôle est d’organiser l’agenda d’un collaborateur. Techniquement, effectivement, c’est de la planification mais probablement pas au sens où nous l’entendons. C’est, aussi, bien nécessaire mais ça n’est pas le sujet de cet article. Ici, comme planificateur, nous entendons la personne qui va traduire la réalité du projet sous forme d’un planning afin d’avoir un meilleur contrôle sur ce projet. Lorsqu’il s’agit de piloter plus que l’aspect « temps », nous appelons ça « Project Controls Engineer » ou, en français, Ingénieur en contrôle de projet. N’entendez pas « surveillance » au travers du mot « contrôle » mais plutôt « pilotage » (c’est simplement l’équivalent du contrôle de gestion mais appliqué aux projets).
Dans ce monde, désormais plus précis, nous rencontrons souvent le cas où le planificateur est quelqu’un qui sait utiliser un outil de planification (souvent Microsoft Project) et qui connais bien le domaine du projet (chimie, construction, ingénierie, …) et en particulier les différentes productivités relatives à ce domaine. Malheureusement, autant ce sont des compétences souhaitées (voire requises) afin d’obtenir un “bon planning”, autant ça n’est pas suffisant pour pouvoir piloter le projet sur base de celui-ci.
Pour savoir ce qui est nécessaire à l’obtention de ce “bon planning” revenons-en aux objectifs d’un planning.
Les objectifs d’un planning
Pour avoir une meilleure idée de ce qu’est un bon planning, prenons un moment pour s’attarder sur les objectifs que nous souhaitons atteindre au travers de celui-ci. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles on nous demande de faire un planning :
- Mon directeur me le demande
- Je suis contractuellement obligé d’envoyer mon planning au format Primavera P6 (XER) ou Microsoft Project
- Je veux voir un diagramme de Gantt
- Parce que je veux réaliser mon projet plus vite
- Je souhaite me sentir en contrôle sur le projet
Vous l’aurez compris, si votre demande correspond au 3 premières demandes ci-dessus, un « mauvais planning » (qui ne correspond pas aux bonnes pratiques de l’industrie) est suffisant. Pour réaliser un projet plus vite, un bon planning peut vous aider mais un planning n’accélère pas un projet, le lien est donc indirect. En revanche, ce que nous essayons de promouvoir sur le marché, et là où ça ne sera pas suffisant, c’est la dernière demande. C’est là qu’entre en jeu la fameuse Méthode du Chemin Critique.
La méthode du chemin critique, à quoi ça sert ?
Nous entendons souvent parler de la méthode du chemin critique. C’est d’ailleurs celle-ci qui donne parfois du fil à retordre à ceux qui veulent simplement afficher un diagramme de Gantt avec Primavera P6. Techniquement c’est assez simple, il s’agit d’un modèle qui fonctionnent sur base d’activités, de durées et de relations (liens) entre ces activités. On encode donc ces différents éléments et on calcule ensuite ce modèle pour en obtenir un certain résultat qui, effectivement, peut être visualisée au travers d’un diagramme de Gantt (mais ça n’est qu’une visualisation).
En d’autres mots, ce que l’on réalise, au travers de cette méthode, c’est une modélisation d’une réalité que l’on calcule pour en obtenir le résultat. Un planificateur est donc quelqu’un qui comprend très bien cette modélisation et qui vous aidera à traduire la réalité de votre projet en un modèle qu’il calculera afin d’en observer et d’analyser son résultat. Il en sortira effectivement souvent un diagramme de Gantt, mais, au-delà de ça, il sera en mesure de porter votre attention sur l’impact de certains changements, du progrès et autres aléas, sur le bon déroulement du projet. Ce sont souvent des personnes plus analytiques que techniques (mais qui doivent comprendre leur environnement) car elles vont mettre tout en œuvre afin d’avoir une vue sur ce résultat (et pas uniquement au travers d’un diagramme de Gantt) qui correspondra à vos attentes et à votre rôle au sein du projet. Pour plus d’information sur son rôle, n’hésitez pas à lire cet article.
Il existe différents niveaux de qualité de ces modèles, penchons-nous un peu plus précisément sur ceux-ci.
Les niveaux de qualité d’un planning
Dans les formations de base que nous donnons au travers de notre Proove Academy, nous abordons le sujet de la qualité ou, en tout cas, du type de planning. Il existe au moins quatre niveaux : Statique, Logique, Dynamique et Probabiliste.
Statique
Un planning est considéré comme statique lorsqu’il s’agit d’une liste d’activités qui ne comportent pas de relations. On a donc à faire à une liste d’activités, avec un début et une fin mais qui n’ont pas d’interactions les unes avec les autres. La seule utilité est donc, effectivement, d’afficher un diagramme de Gantt ou, au minimum, une liste avec des dates afin de visualiser le planning.
Logique
L’étape suivante est d’ajouter des relations entre ces activités. On s’approche alors plus d’un modèle car, effectivement, on peut désormais le calculer. Cependant, ça ne suffit pas encore pour obtenir une modélisation fiable de la réalité. En effet, ça n’est pas parce que des relations existent que le résultat du calcul correspond à ce qui se passerait si le projet continuait dans cette direction.
Dynamique
La manière la plus facile d’identifier la différence entre un planning logique et dynamique est probablement de réaliser un test de qualité comme, par exemple, le « DCMA 14 points schedule check ». Ce test résulte en des indicateurs standardisés qui permettent d’identifier les erreurs de logique, de durée, etc. afin d’en déduire si le planning est fiable. Ça n’est pas suffisant que pour savoir si le planning est, effectivement, fiable mais nous constatons souvent qu’un planning qui passe ces critères est réalisé par quelqu’un qui est conscient de l’objectif dynamique derrière cette modélisation. Il s’agit ici du niveau de qualité minimum que nous réalisons lorsque nous réalisons une mission de planification.
Lorsque ce niveau est atteint, il est effectivement possible d’encoder l'avancement ou un changement (potentiel), de calculer le planning et d’en observer l’impact en toute confiance. A partir de ce moment, on peut réellement piloter le projet au travers du planning. C’est donc ça, un bon planning selon nous.
Probabiliste
Un planning dynamique est un bon point de départ mais il est toujours possible d’aller plus loin. En effet, ce dernier est déterministe, ce qui signifie qu’il ne tient pas compte des incertitudes et des risques auxquels les projets sont soumis. Afin d’en tenir compte, il est possible de les intégrer et de lancer des analyses de Monté Carlo sur le planning (qui doit, alors, forcément être dynamique, on voit beaucoup de gens réaliser ce genre d’analyses sur des plannings logiques mais ça n’a que peu d’intérêt car le résultat n’est simplement pas fiable…).
Ce niveau vous permettra notamment d’évaluer la robustesse du planning, où devons-nous placer les tampons pour améliorer cette robustesse, quels sont les risques et les activités qui engendrent le plus d’impact, avec quelle certitude puis-je demander à un contractant de commencer à une certaine date, etc. C’est typiquement le genre de résultat que notre équipe Expert Services vous aide à atteindre dans vos projets.
Le rôle de Proove dans tout ça
Vous vous posez peut-être maintenant des questions comme :« Est-ce que nous avons un bon planning pour mon projet ? », « Comment pouvons-nous améliorer notre situation ? », « Sommes-nous obligés d’acheter un outil compliqué pour y arriver ? », …
Ces questions sont évidemment légitimes et, chez Proove, nous essayons d’y répondre de différentes manières. Par exemple, de plus en plus d’entreprises nous demandent d’amener cette conscience de « ce qu’est le contrôle de projet » dans l’organisation. Nous avons, pour cela, développé une formation orientée, non pas (seulement) vers les planificateurs, mais pour les équipes de projets et le management.
Nos collaborateurs ont tous suivi un parcours de formation qui leur permet d’arriver à ce niveau et plus encore. Ce parcours est disponible à tout un chacun qui souhaite progresser sur le sujet. Nous allons même jusqu’à vous aider à engager les profils qui correspondent à ce besoin. Au besoin, nos collègues peuvent vous démontrer les avantages d’un bon planning en vous accompagnant dans votre projet.
Vous avez besoin d’outil pour supporter cette progression vers un meilleur pilotage de projet ? Proove Technology passe en revue les différents outils du marché afin que vous bénéficiiez de la solution la plus adaptée à vos besoins.
Dans tous les cas, ce que nous souhaitons, chez Proove, c’est que les projets soient pilotés de la meilleure manière et nous sommes ouverts à tout pour rendre cela possible.