Resolvendo a desconexão no campo na prática

O meu colega Stijn escreveu sobre como superar a desconexão no campo. Não vou reformular o que ele encontrou, mas vou focar-me em como vemos e como podemos atualmente resolver essas questões. Em resumo, esses foram os principais desafios:

1. Planeamentos com baixa realidade porque o planeamento tornou-se uma tarefa dos técnicos de planeamento, geralmente não realizada por pessoas com experiência no campo.
2. O campo raramente está envolvido no processo de planeamento, o que leva a um baixo compromisso em seguir o cronograma de trabalhos resultante.
3. O planeamento é frequentemente usado como um veículo contratual, e não para orientar a execução.
4. Durante a execução, o feedback do campo muitas vezes é insuficiente para refletir a realidade no planeamento, nem serão feitas previsões realistas.

Vamos guiá-lo através de um processo típico, desde o planeamento até à execução, e observar como o InEight Schedule resolve esses desafios de forma inteligente.

Escalonamento de projetos mais eficiente através do uso de modelos e dados históricos.

O técnico de planeamento ou gestor de projetos constrói o esboço do planeamento com base em modelos e dados históricos, ou seja, na biblioteca de conhecimento da ferramenta. Essa biblioteca de conhecimento faz sugestões sobre a estrutura do WBS, durações, sub-redes lógicas de atividades, entregáveis e riscos. Ela fornece essas informações por meio de uma população validada de sua biblioteca de conhecimento. As sugestões são medidas quanto à sua aplicabilidade no contexto fornecido pelo técnico de planeamento.

Isso resulta em uma boa base para começar. O técnico de planeamento não precisa de um entendimento muito profundo dos detalhes técnicos, nem de técnicas avançadas de planeamento para criar um cronograma de trabalhos realista (Desafio 1). A experiência passada é armazenada em segundo plano e serve de base para sugestões no processo de planeamento, garantindo que esse conhecimento da empresa seja compartilhado ao longo dos projetos.

Compromisso da equipa aumentado pela inclusão de opiniões de especialistas.

O técnico de planeamento identifica especialistas por pacote de trabalho ou atividade. Os especialistas, que também podem ser de fora da organização, veem a sua parte do planeamento com ou sem o contexto mais amplo. Através de uma interface extremamente amigável, a sua opinião sobre a realidade do planeamento é recolhida. As durações são validadas pelos especialistas, pedidos de alteração lógica e identificação de riscos podem ser feitos na ferramenta, e todos os inputs são reunidos. Esta fase é chamada de Ciclo de Marcação (Desafio 1 e 2). Isso ajuda a obter o compromisso de outros membros e o conhecimento deles.

Estimativas mais realistas com base em consenso.

Após a conclusão do Ciclo de Marcação, todos os dados são agregados e a distribuição das estimativas de duração dos diferentes contribuidores é fornecida para as atividades. Durante uma sessão de revisão, o técnico de planeamento pode discutir com a equipa quais são as durações mais prováveis estimadas. Essas durações são então incorporadas no planeamento CPM. O planeamento resultante não é um modelo feito por um técnico de planeamento, mas um modelo acordado pela equipa (Desafio 1 e 2).

Planeamento diário facilitado para o campo.

Após a fase de revisão, podemos começar a executar o projeto. Enquanto anteriormente os técnicos tendiam a planear o trabalho diário, agora o planeamento é mantido a um nível um pouco mais alto para que os responsáveis pela Execução no Campo possam planejar o seu próprio trabalho dentro dos períodos acordados. A facilidade de uso desta funcionalidade é incrível. Realmente parece estar a fazer planeamento com post-its numa parede. Os planeadores de execução no campo podem dividir as atividades em etapas com quantidades, executadas por diferentes equipas, e planejá-las ao longo do tempo disponível. Fazendo isso de forma centralizada e digital, o local obtém uma melhor visão das interfaces entre diferentes partes e do efeito do seu trabalho uns sobre os outros. Também fica claro quando a gestão do projeto espera que o trabalho seja feito. Quando os planeadores de execução no campo planeiam o seu trabalho fora dessas datas, isso é indicado e é necessário um diálogo para ver onde é necessário fazer ajustes (Desafio 2 e 3).

Registo de progresso diretamente no campo.

O progresso é registado ao nível das etapas. As quantidades executadas são registadas, bem como as horas gastas. Os gráficos de redução indicam a aceleração necessária (se for necessário), para cumprir os prazos previstos. O t;ecnico de planeamento pode usar essas informações para reportar um planeamento realista e de alto nível ao cliente (Desafio 4).

Como a Proove, estamos muito felizes por ver essas evoluções que estávamos esperando há muito tempo a serem desenvolvidas e com uma aparência e sensação com as quais estamos muito satisfeitos. Devolver o controlo às pessoas realmente acrescenta valor a todas as partes no campo da gestão de projetos.

Este blogpost foi anteriormente publicado no InEight website.