Como superar a desconexão entre o trabalho de campo e o planeamento de construção?

Muitos gestores de obras e trabalhadores de campo atualmente têm esse sentimento e mostram pouco comprometimento com o que um técnico de planeamento produz. Como profissionais de planeamento, surpreendentemente, concordamos com essa premissa. Sendo autocríticos, esta situação que chamaremos de desconexão no campo, é provavelmente o maior problema que enfrentamos atualmente no planeamento de construção. Neste blogpost, analisaremos como chegamos a essa situação, e mais importante ainda, como acreditamos que ela deve ser resolvida.

Evolução dos planeadores

O planeamento de projetos evoluiu bastante ao longo das últimas décadas. Os planeadores do século XX tinham anos de experiência no campo, conhecimento de vários métodos de construção e uma boa visão dos projetos que estavam a planear. Na verdade, o seu conhecimento aprofundado permitia-lhes planear de forma independente que eram realistas e geralmente aceites pelas pessoas no campo.

Gradualmente, a profissão de técnico de planeamento evoluiu. Impulsionados por requisitos contratuais rigorosos, os planeamentos tornaram-se modelos computacionais complexos com mais foco na qualidade do planeamento e na conformidade contratual. Hoje em dia, os técnicos de planeamento são frequentemente jovens, académicos e analíticos. Produzem planeamentos impressionantes, KPIs, visualizações e dashboards para relatar à gestão e aos clientes.

Certamente vemos o valor desta evolução.

Qual é o problema?

Muitos dos planeamentos atuais são de alta qualidade e acrescentam valor de certa forma, no entanto, claramente enfrentam vários desafios para lidar com:

1. Os planeamentos têm baixa realidade e são excessivamente otimistas devido à falta de experiência no campo dos técnicos de planeamento que os criam.
2. Como a equipa no local está (quase) não envolvida no processo de planeamento, eles não assumem a propriedade do planeamento e mostram muito pouco comprometimento em seguir o cronograma de trabalhos resultante.
3. O planeamento é um veículo contratual que não é usado para orientar a execução do projeto.
4. Durante a execução, o feedback do campo para o planeamento é insuficiente. Como resultado, o progresso real muitas vezes não é refletido no planeamento.

Os planeamentos parecem existir num universo digital ou contratual paralelo, sem uma verdadeira ligação à execução do projeto. Isso claramente não é o verdadeiro propósito do planeamento, e, portanto, acreditamos que a desconexão no campo é uma situação alarmante que precisa ser resolvida.

Então, de volta ao passado?

Bem, não, a indústria da construção evolui e as pessoas também. Estamos a viver uma realidade muito diferente hoje em comparação com há 20 anos. A digitalização e a academização apenas começaram e estão aqui para ficar. Na verdade, os modelos de controlo de projetos só se tornarão mais integrados e mais avançados. Portanto, as novas gerações de profissionais de controlo de projetos não se assemelharão aos do passado.

No entanto, para que o controlo de projetos alcance o seu pleno potencial, a desconexão no campo precisa ser resolvida e, claro, voltar ao passado não é a solução. Consequentemente, outras soluções precisam de ser encontradas.

As soluções

Observamos algumas tendências recentes no controlo de projetos que reconhecem e podem potencialmente resolver essa desconexão, bem como oferecer uma resposta aos quatro desafios descritos acima. Muitas dessas tendências partem da premissa de que a forma como desenvolvemos planeamentos detalhados de CPM em ferramentas como o Primavera P6 pode não ser a ideal. Na verdade, as ferramentas de planeamento podem ser ótimas para gerir o fluxo geral do projeto e as interfaces, no entanto, não são a melhor referência para orientar e controlar a execução do projeto.

Aqui estão algumas técnicas nas quais acreditamos:

1. Organizar sessões de planeamento. Nada de novo aqui, mas é muito importante, na nossa busca por construir planeamentos realistas (desafio 1), que sejam organizadas sessões colaborativas onde o input para o planeamento é fornecido pelos principais membros da equipa. Note-se que, ao fornecer o seu input, o seu comprometimento também aumentará (desafio 2).
2. Aceitar as limitações do planeamento de CPM e deixar as atividades detalhadas fora do seu cronograma de trabalhos. Estabelecer um processo formal de autorização de trabalho. A ideia central por trás desse processo é que os técnicos de planeamento estão a planificar pacotes de trabalho de alto nível em vez de atividades detalhadas. Esses pacotes de trabalho são então formalmente autorizados a gestores de pacotes de trabalho que recebem o mandato para planear e executar o trabalho dentro de limites estabelecidos com base na sua experiência. A autorização formal do trabalho aumentará o comprometimento da equipa (desafio 2), ao mesmo tempo que garante que o planeamento seja usado para orientar a execução (desafio 3).
3. Planeamento Lean ou de intervalos curtos. Estas são, de facto, uma extensão do ponto anterior e uma forma de planear sem o CPM. Ao aplicar essas técnicas, as sessões de planeamento incluiriam então a interação crítica e a participação da equipa de execução. Consequentemente, o comprometimento do campo com o planeamento (desafio 2) aumentará drasticamente, assim como o realismo do planeamento (desafio 1). Para obter mais informações sobre esta técnica e o que ela implica, pode consultar este blogpost.
4. Melhor controlo do âmbito. Já escrevemos um blogpost sobre este tópico antes, mas ainda é surpreendente ver quantos planeamentos são desenvolvidos com base em suposições simples, como se o trabalho não estivesse a ser feito. Cada pacote de trabalho deve ter uma técnica clara para medir o scope % complete. Além disso, os sistemas que medem e registam este progresso devem preferencialmente estar integrados com a ferramenta de planeamento. Este ciclo de feedback resolve o desafio 4 e permite uma análise muito mais valiosa.
5. Inteligência artificial. Algumas ferramentas de gestão de projetos de ponta incluem inteligência artificial. Em vez de depender da experiência do técnico de planeamento, essas ferramentas funcionam através da mineração de bases de dados com dados históricos e algoritmos de autoaprendizagem para fornecer estimativas e previsões para os seus novos projetos. A fiabilidade das estimativas aumentará drasticamente, e assim o nosso primeiro desafio será resolvido. Consequentemente, os planeamentos não serão mais baseados na inteligência individual, mas sim na inteligência coletiva. Isso é ainda melhor, certo?

Conclusão

Na Proove, apoiamos muitos proprietários e empreiteiros de projetos líderes. Portanto, estamos em posição de afirmar que a desconexão no campo é atualmente um grande problema para muitos projetos e não nos sentimos bem com isso. Em última análise, esforçamo-nos por fornecer informações para tornar os projetos bem-sucedidos e não apenas para criar modelos ou relatórios bonitos.

Estamos conscientes da criticidade da desconexão no campo e já estamos a tomar medidas para mitigar o seu impacto nos nossos projetos ativos. A consciencialização deste problema é apenas o início, pois, para realmente resolver a desconexão no campo e alcançar o pleno potencial do controlo de projetos, serão necessárias mais ações. Temos de repensar a forma como planeamos, o que levanta a necessidade de novas técnicas e ferramentas inovadoras.

Fique atento para muito mais sobre este assunto.