Float en vertragingen in Belgische overheidsopdrachten

Wat zegt de wet?

In deze wetgeving staan slechts provisies opgenomen in algemene termen als we het hebben over vertragingen: de uitvoering van de opdracht dient te gebeuren binnen de termijnen voorzien in de opdrachtdocumenten. In welbepaalde gevallen kan de opdrachtnemer een verlenging van de termijnen krijgen, een “Extension of Time” (EoT) dus. Zie hierover ook onze blogpost “Who owns the float?"

De wet voorziet in twee situaties waarin de opdrachtnemer mogelijk recht heeft op een verlenging van de termijn: vertraging veroorzaakt door de overheid (de opdrachtgever) en vertraging veroorzaakt door onvoorziene omstandigheden. Specifiek worden in de wet redenen genoemd waarom een termijnverlenging kan worden geëist, zoals het niet nakomen van betalingstermijnen, succesvolle tegenproeven bij keuringen, schorsingsgronden en laattijdige goedkeuringen. Artikel 38/9 uit de AUR handelt over onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer en stelt dat een herziening (van de opdracht) kan bestaan uit hetzij een verlenging van de uitvoeringstermijn hetzij, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening of de verbreking van de opdracht.

Opdrachtdocumenten

Tot zo ver de algemene, steeds geldende regelgeving. Overheden stellen echter opdrachtdocumenten op om een aanbesteding te doen. Deze documenten bevatten de door de overheid gewenste eisen en monden uiteindelijk uit in een contract.

België kent nog geen gevestigde cultuur omtrent het formaliseren van de principes rond risicobuffers en float ownership en dit leidt, zeker bij onvoorzienbare omstandigheden, nog vaak tot juridisch getouwtrek. Het is belangrijk om tijdens de aanbestedingsfase duidelijke eisen op te leggen voor mijlpaaldata en hun haalbaarheid. Een gebruikelijke eis is dat de kandidaten of opdrachtnemers een haalbaarheid van 80% moeten garanderen en dit aantonen m.b.v. een kwantitatieve risicoanalyse. Ook eisen omtrent te volgen procedures mogen niet ontbreken: het is bijvoorbeeld belangrijk om contractueel te borgen dat de planning met een bepaalde frequentie wordt geüpdatet en ingediend.

Typisch kunnen de gunningscriteria al een eerste keer dit onderwerp behandelen: er kunnen eisen gesteld worden aan risicobuffers (zie onze blogpost "A time buffer is not the same as total float") en bijv. de lengte van de resterende terminale total float als criterium voor gunning gebruiken. Anders gesteld: de aangegeven haalbaarheid van de opgelegde mijlpalen kan een selectiecriterium zijn. We zien dit nog niet zo vaak opduiken in België, maar er is een duidelijke evolutie in de richting van een meer formelere behandeling van deze materie, ook in overheidsopdrachten. We hebben een sterke voorkeur om deze principes expliciet op te nemen, zoals beschreven in onze blogpost "Who owns the float?". Indien deze voorzieningen ontbreken in de opdrachtdocumenten, valt men terug op artikels als 38/9 die te beperkt zijn om als feilloze leidraad te dienen in complexe situaties.

Deze werkwjjze is echter niet zonder risico’s: het stimuleert kandidaten om een agressieve planning in te dienen met een te lage (reële) haalbaarheid (de haalbaarheid is vatbaar voor manipulatie). Een oplossing die hier gedeeltelijk aan tegemoet komt, is om tijdens de aanbestedingsfase mijlpalen te definiëren met een opgelegde haalbaarheid en bij toekenning van contract de P(80) datum uit het winnende bod op te nemen als contractuele datum (de terminal total float wordt dus geschrapt).

Conclusie

De wet op overheidsopdrachten en de AUR behandelen vertragingen en onvoorzienbare omstandigheden, maar ontbreken expliciete terminologie over total float laat ruimte voor discussies. Niets weerhoudt de aanbestedende partij ervan om in haar opdrachtdocumenten nauwkeuriger te bepalen hoe omgegaan moet worden met total float. In onze eerdere blogpost "Who owns the float?" vind je nuttige aanbevelingen om discussies over de rechten en plichten van de aannemer te minimaliseren.