A avaliação em 14 pontos do planeamento do DCMA

Em 2005 a Defence Contract Management Agency (DCMA) dos EUA, formou pessoal para avaliar a qualidade dos planeamentos de empreiteiros, entre outros, com base em 14 critérios. Hoje em dia, esses critérios se tornaram, de certa forma, um padrão da indústria e são incorporados em ferramentas de software como o Deltek Acumen Fuse e o Oracle Primavera P6 EPPM. Embora o teste tenha falhas e possa levar a discussões, a ausência de outros testes amplamente aceitos levou a que esse teste seja incluído em muitos requisitos de planeamento.

O teste verifica um cronograma de trabalhos em relação a 14 critérios e propõe uma pontuação para a maioria deles que deve ser atendida para passar no teste. As pontuações calculadas para um critério são geralmente expressas em porcentagem. Portanto, para começar, o número total de "atividades normais" ou o número total de relações deve ser calculado para ter uma base de comparação.

Neste blogpost, vamos resumir cada um dos critérios com uma pequena explicação, de acordo com a versão de novembro de 2009 (sim, é isso mesmo). Então, aqui vamos nós!

Os Critérios

1. Lógica

• Lógica Ausente.
  O número de tarefas sem predecessores e/ou sucessores não deve exceder 5% do número total de tarefas.
• Atividades Soltas.
  O número de atividades com apenas relações SS ou apenas relações FF. Isso é uma prática fraca porque os atrasos na rede não são calculados corretamente. No entanto, o teste não prevê um critério de falha/passagem especificamente para esse caso.

Ter as relações certas e o número certo de relações no planeamento é, de certa forma, importante. Para ser capaz de produzir resultados valiosos da análise (risco, atraso, ...), é necessário uma rede que seja uma representação do trabalho planeado no projeto. A lógica quebrada tornará essas análises inúteis.

2. Leads

Não devem ser usados leads (desfasamento negativo) no cronograma: O número de tarefas com um lead como predecessor deve ser 0.
Leads são logicamente sem sentido. Se houver uma relação FS com um lead de 2 semanas, na verdade, está a dizer que o sucessor pode começar 2 semanas antes que o predecessor seja concluído. Claro, não sabe quando isso acontecerá e, portanto, não sabe com certeza quando deve começar o predecessor. Compare com perguntar a alguém quando deve sair do autocarro para ir ao museu e receber a resposta: "2 paragens antes de eu sair".

3. Lags

O número total de tarefas com lag (desfasamento) como predecessor não deve exceder 5%.

Não somos tão rigorosos no uso de lags como somos em relação aos leads, mas eles escondem informações. Isso é desfavorável para a maioria das partes. A análise do caminho crítico torna-se mais difícil. Basta substituir o lag por uma atividade real com a duração do lag: Isso aumenta a transparência.

4. Tipos de Relação

O número de relações predecessor do tipo FS (fim-início) deve ser pelo menos 90%.

Existe algum consenso de que o uso de relações do tipo SF (início-fim) deve ser evitado a todo custo, mas nenhuma avaliação separada desse tipo está incluída no teste da DCMA. O uso limitado de relações SS e FF é permitido, mas tente incluir tanto predecessores quanto sucessores para atividades com esses tipos para garantir uma rede fechada. Relações do tipo SF realmente complicam o cronograma: no caso de a atividade anterior ser adiada, isso não afeta o início do "predecessor", que na verdade é a atividade "posterior".

5. Restrições Rígidas

O número de tarefas com uma restrição rígida não pode exceder 5%.

Não há uma definição adequada para restrição rígida disponível. Podemos supor que, para o Primavera P6, esse critério se aplica ao início obrigatório ou à conclusão obrigatória. Nesse caso, a permissão deve ser de 0%, na nossa opinião. Há alguma confusão sobre exatamente o que são restrições rígidas e flexíveis e a que denominação pertencem. Isso também depende do software. É seguro dizer que restrições que "sobrescrevem" a lógica do cronograma de trabalhos devem ser evitadas. Deseja manter o cronograma flexível e dinâmico (para obter resultados úteis da análise) e essas restrições reduzem exatamente isso.

6. Folga Total elevada

O número de tarefas com Folga Total ou Total Float de mais de 44 dias úteis não deve exceder 5%.

Float elevado é considerado neste teste como um indicativo de lógica quebrada. Se houver uma grande quantidade de folga presente, é aconselhável verificar se a lógica está sólida e completa. Se confirmado, o projeto pode ser executado num período mais curto, o que requer uma revisão das datas de conclusão.

7. Folga Negativa

O número de tarefas com Total Float negativo deve ser 0%.

Float negativo indica que as restrições presentes não podem ser cumpridas. Portanto, um planeamento não é aceitável quando uma ou mais atividades têm float negativo. Para as diferentes causas de float negativo no Primavera P6, consulte o nosso blogpost "Por que tenho float negativo?".

8. Duração Alta

O número de tarefas com duração superior a 44 dias úteis não deve exceder 5%.

Este critério aborda o nível de detalhe do planeamento. Os 44 dias úteis são uma aproximação de "2 meses" de acordo com um calendário de 7 dias por semana. O teste permite algumas atividades de alto nível com duração de 2 ou mais meses, mas 95% deve ter uma duração mais curta.

9. Datas Inválidas

• Datas de Previsão Inválidas
  Nenhuma data de previsão deve ser anterior à data de progresso, ou Data Date.
• Datas de Reais Inválidas
  Nenhuma data real deve ser posterior à Data Date.

Datas de previsão são datas "no futuro" e, portanto, devem estar à direita da Data Date. Datas reais estão no passado ou à esquerda da Data Date.

10. Recursos

O número de tarefas com uma duração de pelo menos 1 dia com recursos deve ser de 100%. No entanto, o não cumprimento não implica na reprovação do critério de acordo com o significado da DCMA, o que significa que o carregamento de recursos não é obrigatório.

Este critério testa o nível de carregamento de recursos sob a suposição de que, se alguém escolheu carregar recursos no planeamento, o planeamento completo deve ser carregado de recursos.

11. Tarefas perdidas

O número de tarefas cuja data real de conclusão é posterior à data de conclusão planeada da linha de base não deve exceder 5%.

Isso é na verdade um teste de desempenho do projeto e não um teste de qualidade do planeamento. Parte-se do pressuposto de que o desempenho não é bom o suficiente se mais de 5% das atividades concluídas têm uma data de conclusão real posterior à data de conclusão da linha de base. Uma nova definição da linha de base pode ser considerada ou medidas de desempenho adicionais podem ter que ser avaliadas quanto ao impacto.

12. Teste do Caminho Crítico

Adicionar 600 dias a uma atividade crítica deve estender o fim do projeto por um número aproximado de dias.

Se diferentes calendários forem usados no planeamento, deve-se levar em consideração o impacto que isso pode ter no resultado.

Se a data de conclusão do projeto não for estendida pelo mesmo número de dias adicionados ao caminho crítico, pode-se presumir que a lógica está quebrada. Deve-se ter em mente que o uso de diferentes calendários também pode causar um atraso diferente na conclusão do projeto. Por exemplo, restrições sazonais podem ter um impacto profundo e tornar esse teste muito mais difícil de interpretar.

13. Critical Path Length Index (CPLI)

O CPLI deve ser igual ou superior a 95%. O CPLI é calculado dividindo a soma do comprimento total do caminho crítico e o Total Float desse caminho pelo comprimento total do caminho crítico.

Isso é um teste para avaliar a realidade do planeamento. No entanto, se não houver float negativo presente no cronograma de trabalhos, o CPLI não pode ser inferior a 100%. Portanto, isso testa a mesma coisa que o critério 7.

14. Baseline Execution Index (BEI)

O BEI deve ser igual ou superior a 95%. O BEI é a relação entre o número de tarefas concluídas e o número de tarefas que foram planeadas para serem concluídas na linha de base.

Isso também é uma avaliação do desempenho do projeto. Se a diferença entre o número de atividades planeadas e concluídas for muito grande, pode-se considerar uma nova definição da linha de base ou avaliar medidas de desempenho adicionais quanto ao impacto.

Valor e Crítica

O teste tem grande valor e algumas falhas.

Alguns pontos de crítica são o uso de terminologia não padrão e a falta de definições claras, as percentagens arbitrariamente definidas para reprovar ou aprovar um teste e o uso de percentagens fixas como valores de limite (fazendo com que um planeamento, por exemplo, só falhe no final do projeto, onde a maioria das relações não FS foi definida). Além disso, a mistura de critérios de qualidade e desempenho e a falta de nuances na gravidade das infrações de qualidade são objeto de crítica.

Esses pontos de crítica parecem legítimos para nós. No entanto, em nossa experiência, parece que os planeamentos que se saem bem no teste são os de melhor qualidade. Os técnicos de planeamento que são incentivados a cumprir os critérios estarão atentos aos aspectos de qualidade. E se os cronogramas de trabalho falham em alguns critérios, pode haver uma explicação aceitável. No final das contas, a avaliação foi desenvolvida para identificar áreas problemáticas potenciais no planeamento de um empreiteiro, e esse objetivo parece ser alcançado.