Gestão de Portefólios de Projetos - Transformando em realidade

O Caminho para a Gestão de Portefólio

As organizações que implementam vários projetos numa base regular e deles dependem para se manterem competitivas, devem ser capazes de selecionar os projetos certos a implementar. Como referimos num post anterior do nosso blogue, este é o objetivo ou o princípio subjacente à Gestão de Portefólio: implementar os projetos certos.

É então crucial que essas organizações criem um sistema de Gestão de Portefólio de Projectos (GPP ou PPM pelas suas siglas em inglês.). Estes sistemas são baseados em três pilares: Processo, pessoas e ferramentas. Um sistema GPP eficaz requer a definição dos processos correctos e a sua ligação às necessidades da organização, ou seja, o modelo a seguir. Além disso, todas as pessoas envolvidas devem aderir aos processos definidos. Por último, mas não menos importante, devem ser implementadas ferramentas adequadas para habilitar esse modelo e torná-lo visível para todos.

A lógica por detrás da Gestão de Portefólio e de um modelo típico foi previamente discutida, como já referido, pelo que podemos saltar isto agora. Como também afirmámos antes, nenhum sistema pode ser completo sem uma ferramenta que forneça a plataforma onde o modelo é posto em prática.

Nesse sentido, a eficácia do sistema está claramente correlacionada com a seleção da solução de software correta. Cada vez mais, a nossa experiência em software relacionado com projetos é solicitada para auxiliar nessa escolha.

Ferramentas de Gestão de Portefólio

Existem uma infinidade de ferramentas focadas na Gestão de Portefólio, sem mencionar as ferramentas internas, tipicamente desenvolvidas pelas organizações em Excel. Geralmente, as ferramentas existentes podem oferecer uma visão geral do estado e das estatísticas do projeto, além de ajudar na seleção de uma carteira de projetos - com diferentes graus de eficiência. Elas se concentram na Gestão de Portefólio mas a maioria, se não todas, falham na integração com outros softwares e dados relacionados a projetos.

Deveria existir uma fonte única da verdade. Os dados devem ser recolhidos e extraídos automaticamente ou automatizados por um serviço dedicado, a partir de outras ferramentas relacionadas a projetos (como motores de escalonamento ou planeamento), espelhados ao nível do Portefólio, e vice-versa. No entanto, isso nem sempre é o caso; Projetos e Portefólio muitas vezes não estão sincronizados.

Isso é uma das maiores dificuldades desses ambientes e uma fonte de falta de adesão por parte das equipas de projeto.

A nossa visão sobre um sistema de Gestão de Portefólio de Projetos

Mais que um sistema de gestão de portefólio de projetos, devemos pensar num sistema de gestão de projetos e portefólio a nível corporativo (tipicamente designado pelas suas siglas em inglês EPPM, ou seja, Enterprise Project Portfolio Management), que permite a gestão centralizada dos projetos como um todo. Um sistema corporativo de Projetos e Portefólio auxilia a otimizar o valor do portefólio, mas também a gerir cada projeto individualmente, desde o seu início, ajudando a entregá-los dentro do âmbito, prazo e orçamento.

A imagem acima retrata a nossa visão de um destes sistemas e é bastante auto-explicativa. Acima de tudo, demonstra as interfaces entre diferentes dimensões na GPP, esclarecendo a necessidade de um sistema integrado.

Aqui é onde o Oracle Primavera Cloud (OPC) entra em cena. É uma solução empresarial para todas as partes interessadas, contendo múltiplos módulos por meio da integração de recursos de gestão de portefólio e projetos, abrangendo os ciclos de vida e domínios tanto dos Portefólios e como dos Projetos (tempo, custo, etc.).

Temos promovido os recursos de Controlo de Projetos do OPC, já há algum tempo. Esses recursos são bastante impressionantes, sem dúvida, mas é quando eles são combinados com a vertente de gestão de portefólio que o OPC sobe o nível do jogo.

Gestão de Portefólio no Oracle primavera Cloud

A partir da imagem anterior, podemos reconhecer facilmente a sequência lógica seguida pela GPP, que foi descrita no nosso post anterior: Listagem, Seleção, Priorização, Otimização, Autorização e Direção.

Então, vamos analisar mais de perto as funcionalidades de Gestão de Portefólio da plataforma e como essas podem apoiar esta metodologia:

1. Modelo Processual Global

Para começar, o OPC pode automatizar todos os processos de gestão de portefólio com o módulo de Workflows and Forms, incluindo a sequência de propostas de projetos.

Esta aplicação utiliza sequências predefinidas de ações (tarefas ou decisões) para encaminhar diferentes tipos de informações entre diferentes tipos de utilizadores. Com esta aplicação, processos complexos como submeter e rever propostas de projetos, são quase totalmente orientados de forma que todos os envolvidos saibam o que se espera deles. Diferentes membros da equipa são chamados para contribuir na definição do projeto, nomeadamente o caso de negócio e restrições, utilizando os vários módulos e funcionalidades dedicadas de Controlo de Projetos do OPC (programação de trabalhos, Custos, etc.), enquanto os Gestores de Portefólio serão chamados para avaliar e selecionar projetos.

2. Identificação e Listagem de Projetos Potenciais

Um workflow muito específico diz respeito ao módulo Ideas do OPC. Ideias são objetos muito específicos dentro da ferramenta, menos detalhados do que um projeto, listados e rastreados de forma independente.

As operações diárias do negócio geram problemas e/ou oportunidades dentro da organização. Este módulo funciona como uma lista de ideias propostas para resolver esses problemas ou explorar essas oportunidades. Se aceite pelo decisor (Gestor de Portefólio, chefe de departamento, etc.), a ideia é automaticamente transformada num projeto, com todos os dados sendo devidamente mapeados entre ambos objetos. Isso marca o início de um workflow duma proposta de projeto, em que os projetos são detalhados ainda mais para que a adequação deles à organização possa ser avaliada com maior precisão.

3. Seleção de Projetos

Todas as iniciativas propostas são avaliadas para que apenas as mais adequadas sejam incluídas no Portefólio. O OPC inclui algumas funcionalidades que permitem que os projetos sejam avaliados e pontuados.

Uma delas é a página de Avaliação, que utiliza cartões de avaliação padrão definidos a nível corporativo ou departamental. Esta página também está disponível para ideias e o OPC permite diferentes cartões de avaliação para lidar com um nível mais elevado de detalhe dos projetos em comparação com as ideias. Um ponto forte desta funcionalidade é que os critérios de avaliação podem ser vinculados às informações fornecidas noutras partes da ferramenta (dados financeiros, por exemplo), permitindo que a pontuação seja calculada automaticamente.

Os projetos devem ser avaliados, entre outras coisas, de acordo com o seu alinhamento com a estratégia organizacional, para que possamos avaliar o valor que o projeto pode trazer para a organização. Isso pode ser tratado no mesmo cartão de avaliação ou usando um mapa estratégico dentro da aplicação de Alinhamento Estratégico. Nessa aplicação, as organizações podem descrever a sua estratégia de forma hierárquica e, em seguida, os projetos são pontuados em relação ao seu alinhamento com os diversos nódulos estratégicos.

Este módulo também inclui um scorecard, para que possamos rastrear como a organização se está a comportar estrategicamente. Isso é a resposta da Oracle a uma necessidade de Balanced Scorecard para organizações mais maduras (mais informações sobre esse assunto podem ser encontradas aqui).

4. Priorização e Otimização do Portefólio

Após o processo de seleção, os projetos adequados são adicionados ao Portefólio, manualmente ou automaticamente (o OPC permite isso de várias maneiras). Todos os números fornecidos ao nível do projeto, incluindo as pontuações de avaliação, são consolidados no portefólio e prioridades podem ser estabelecidas. Novamente, o OPC incorpora várias funcionalidades nativas para abordar este processo, como uma matriz de avaliação (com todos os cartões de avaliação dos projetos) e um gráfico de bolha altamente configurável.

Não há dúvida de que essas páginas têm um grande impacto visual, mas são principalmente para análise e relatórios. A página central nesse ambiente é o Plano Orçamental do módulo Portefólio, onde os Gestores de Portefólio podem otimizar, equilibrar e selecionar os projetos a serem implementados e aqueles a serem arquivados, usando as prioridades definidas. O orçamento é então alocado para esses projetos selecionados, onde os membros da equipe podem começar a trabalhar neles.

5. Governança de Portefólio

Durante a implementação, cada projeto gera dados que deverão ser lançados para o Portefólio, permitindo que os Gestores de Portefólio possam acompanhar tanto o desempenho geral do Portefólio quanto o desempenho dos projetos individuais dentro do Portefólio. Além dos módulos de relatórios dedicados (Dashboards e Relatórios), o OPC também oferece algumas outras opções para lidar com essa exigência, como um scorecard de portefólio (diferente do Strategy Scorecard), que permite que os gestores seniores tenham uma visão geral do estado do Portefólio (tanto ao nível de Projeto como de Portefólio).

Ainda relacionado à monitorização do portefólio, o módulo de Workflows and Forms contém uma página de monitorização das diferentes instâncias de Workflows, para que os Gestores de Portefólio possam acompanhar o fluxo de cada projeto - etapa atual, executor, etc..

Conclusão

O Primavera Cloud inclui diversas funcionalidades para abordar o modelo processual global de Gestão de Portefólio, como demonstramos. Mas o mais importante é que essas funcionalidades estão fortemente integradas, especialmente com os recursos de controlo de projetos, permitindo que as organizações iniciem um sistema completo de Gestão de Projetos e Portefólio ao nível corporativo.

Portanto, se acredita que essa pode ser a solução certa para o seu negócio, não hesite em entrar em contato conosco.