A contingência não é o mesmo que folga

Total Float

A "Total Float" é a diferença entre a Data de Término Antecipada (Early Finish Date) e a Data de Término Tardia (Late Finish Date), ou Início Antecipado (Early Start) e Início Tardio (Late Start) de uma atividade, conforme calculado pelo Método do Caminho Crítico (CPM).

É uma questão de escalonamento de projecto. Indica o quanto uma atividade pode ser adiada sem afetar algumas restrições e, muitas vezes mais relevante, qualquer marco contratual limitado por essa restrição. A Total Float indica que há uma espécie de margem no planeamento. O tempo estimado realisticamente para concluir um grupo de atividades é menor do que o tempo permitido no contrato para concluí-las. Essa folga total pode ser usada sem consequências graves para o projeto. Mas e se duas partes do contrato tiverem sofrido atrasos e ambas quiserem usar a folga total para mitigá-los? Então, a questão de quem a possui surge. Voltaremos a este assunto mais adiante neste artigo.

Time Buffers

Um "Time Buffer" é algo completamente diferente. Trata-se de uma reserva de contingência adicionada ao planeamento para lidar com riscos e incertezas existentes. Geralmente, reservas de contingência são adicionadas antes de marcos importantes para proteger esses marcos. Essa é a justificativa por trás do proprietário do projeto solicitar que seus subcontratados demonstrem que os prazos são cumpridos com uma probabilidade de pelo menos 80%. O tamanho do Time Buffer necessário para obter esse tipo de robustez deve sempre ser calculado com base nos riscos e incertezas subjacentes. Realizar uma análise de risco do planeamento é a maneira mais correta de calculá-lo. A contingência de tempo necessária é então calculada, por exemplo, como a diferença entre a data de conclusão P80 de um marco contratual e sua data de conclusão no planeamento determinístico. O Time Buffer resultante pode então ser adicionado ao planeamento base como uma atividade após a última atividade a ser concluída antes do marco. Depois disso, um planeamento ajustado ao risco pode ser calculado voltando a aplicar o método do caminho crítico. A Total Float será atualizada e provavelmente será reduzida para os marcos-chave.

Mas, a quem pertence a folga?

Toda a conversa sobre quem é o proprietário da folga surge do fato de que muitas vezes não está claro quem possui a margem temporal. A resposta é complexa e depende do tipo de atraso, da qualidade da administração do projeto, do contrato e até mesmo da lei aplicável. Pode ser, por exemplo, o caso de a Total Float poder ser consumida com base no princípio de "primeiro a chegar, primeiro a ser servido". Seja qual for a regra, podem ocorrer anomalias estranhas e técnicas especializadas de controlo de projetos serão necessárias.

No entanto, o que deve ser muito mais claro e é a mensagem principal deste artigo é quem é o proprietário do buffer ou contingência. O proprietário do buffer é a parte que possui os riscos e incertezas subjacentes. Se eu antecipar meus riscos no planeamento incluindo uma reserva de contingência, é a minha contingência. Não pode ser utilizado pelo meu subcontratados para encobrir seus atrasos.

Essa deve ser a regra, mas mais uma vez deve-se ter cuidado. Portanto, gostaria de concluir este artigo com algumas regras importantes para adicionar buffers de tempo a um planeamento:

• Adicionar Time Buffers não pode ser considerado uma desculpa para transformar toda a Total Float em buffers. Já vimos contingências de tempo ridiculamente grandes antes. Deve ser encontrada uma maneira (pelo proprietário do projeto) de proibir que isso aconteça.
• Qualquer buffer deve ser baseado em riscos realistas que sejam identificados, quantificados, analisados e até mitigados. Deve ser feita uma clara distinção entre os riscos do proprietário e os riscos do empreiteiro. Todos os riscos que um empreiteiro usa para calcular uma reserva de contingência devem ser aprovados pelo proprietário. A gestão de riscos deve ser um processo conjunto.
• Certifique-se de que os buffers sejam adicionados corretamente à rede do projeto. Eles não devem apenas proteger o caminho crítico que leva a um marco, mas também outros caminhos.
• Uma parte complexa do trabalho com buffers é o controlo dos buffers durante a execução. À medida que o número de riscos abertos diminui ao longo do projeto, o tamanho da reserva de contingência também deve diminuir. Escreveremos em artigos futuros sobre este tópico.

Conclusão

A Total Float e o Buffer são usados como conceitos intercambiáveis, mas não o são. São calculados de forma diferente e têm implicações contratuais completamente diferentes.